Université du Temps Libre d'Aquitaine – Pau

Nouveaux statuts adoptés en Assemblée Générale Extraordinaire du 19/12/2024.

ARTICLE 1 : Dénomination

Il est créé entre les adhérents aux présents statuts, une association régie par la loi du 1er juillet 1901 et son décret d’application du 16 août 1901 sous la dénomination de Université du Temps Libre d’Aquitaine – Pau et, en abrégé, « UTLA-Pau ».

ARTICLE 2 : Objet

Cette association a pour objet de mettre à la disposition de ses adhérents les moyens humains et matériels permettant de favoriser l’accession de tous à la culture, l’épanouissement des personnes de tout âge ayant du temps libre, en leur proposant des activités culturelles, artistiques et physiques, dans un esprit d’ouverture aux autres, de solidarité, d’amitié et dans le respect de l’éthique universitaire. Ouverte sur la Cité, elle favorise le dialogue entre les générations et l’investissement culturel et social. Pour atteindre ces objectifs, l’Association établit une convention de partenariat avec l’Université de Pau et des Pays de l’Adour (UPPA).

ARTICLE 3 : Siège social

Le siège social est fixé à l’Université de Pau et des Pays de l’Adour, Collège Sciences Humaines et Humanités, Domaine Universitaire 64013 PAU CEDEX, en vertu de la convention de partenariat avec l’Université de Pau et des Pays de l’Adour.

Il pourra être transféré à une autre adresse par simple décision du Conseil d’Administration ; la ratification par l’Assemblée Générale sera nécessaire.

ARTICLE 4 : Durée

La durée de l’Association est illimitée.

ARTICLE 5 : Composition

L’association est ouverte à tous, sans discrimination d’aucune sorte et dans le respect de la liberté de conscience de chacun.

Elle se compose :

• des membres adhérents de l’UTLA-Pau c’est-à-dire toutes les personnes physiques ayant acquitté leur adhésion annuelle. Les mineurs doivent avoir l’autorisation de leurs tuteurs légaux,
• des membres d’honneur désignés par le Conseil d’Administration, exonérés d’adhésion.

Les membres adhérents sont tous électeurs et éligibles au Conseil d’Administration, pourvu qu’ils aient plus de seize ans.

L’adhésion à l’association implique l’acceptation sans réserve des statuts, du règlement intérieur et des règlements intérieurs complémentaires.

ARTICLE 6 : Perte de la qualité de membre

La qualité de membre de l’association se perd :

• par démission adressée par lettre au président de l’association,
• par décès,
• en cas de non-paiement de la cotisation,
• pour un comportement considéré comme non conforme à la morale et aux règles de l’association (Règlement intérieur, Art. 3). La situation devra être étudiée par un médiateur (Règlement intérieur, Art. 4), qui fera un rapport au Conseil d’Administration. Si le CA retient l’hypothèse d’une exclusion, il devra en informer l’adhérent et l’inviter, avec un délai préalable de quinze jours francs, à préparer sa défense et à fournir ses explications, en présence du médiateur ayant suivi le dossier. La décision d’exclusion sera prise par le Conseil d’Administration à la majorité des deux-tiers des voix. Cette mesure d’exclusion sera immédiatement notifiée à l’adhérent concerné qui aura un délai de huit jours francs pour faire appel devant une Commission d’appel dont la composition et les modalités de fonctionnement sont fixées dans le Règlement Intérieur (Art. 8.6) ; l’appel est suspensif. Au cas où cette situation concerne un membre du CA, un médiateur ou un membre de la Commission d’appel, celui-ci est suspendu de ses fonctions dans ces organes de décision pendant toute la durée de la procédure, même en cas d’appel.

ARTICLE 9 : Conseil d’Administration

9.1. Composition

Le Conseil d’Administration est composé :

• de 12 membres élus avec voix délibérative, dont :
  • 6 membres élus par le collège des « adhérents universitaires » (sont dits « adhérents universitaires » tous les adhérents exerçant ou ayant exercé une fonction d’enseignement et/ou de recherche à l’UPPA au titre de leur activité principale),
  • 6 membres élus par le collège des « adhérents non universitaires » ;
• de membres avec voix consultative dont :
  • le représentant des salariés (si les conditions légales d’une représentation des salariés sont remplies),
  • le chargé de mission, délégué par l’UPPA,
  • le président de la Communauté d’agglomération Pau Béarn Pyrénées, ou son représentant,
  • les membres d’honneur.

Les fonctions d’administrateur sont bénévoles.

9.2. Rôle

Le Conseil d’Administration est l’instance dirigeante de l’association dont il est le lieu de réflexion, de proposition et de décision.

Le Conseil d’Administration organise et veille à l’animation des activités de l’association. Il prend toutes les décisions utiles à la bonne marche de l’association dans le cadre de son objet et de ses statuts. Il présente son rapport d’activité lors de l’Assemblée Générale Ordinaire.

9.3. Compétence

1. Programmation et suivi des activités, avec l’assistance du chargé de mission.
2. Après présentation par le trésorier, le Conseil d’Administration arrête les comptes de l’Association et adopte le budget prévisionnel annuel, avant le début de l’exercice correspondant pour ce dernier, pour les présenter à l’Assemblée Générale Ordinaire.
3. Convocation des assemblées générales.
4. Embauche et licenciement des salariés sur proposition du président auquel il délègue sa fonction d’employeur pour la gestion courante du personnel.
5. Exclusion éventuelle d’adhérent avec faculté d’appel devant une commission d’appel.
6. Organisation de réunions d’information des adhérents chaque fois que nécessaire.

9.4. Élections

Tout candidat au Conseil d’Administration en tant que membre à titre délibératif doit avoir acquitté son adhésion annuelle à l’association avant l’élection.

Les administrateurs délibératifs sont tous élus avant ou au cours de l’Assemblée Générale Ordinaire pour une durée de trois ans venant à expiration à la date de l’AGO portant renouvellement du CA. Ils sont responsables devant cette Assemblée. Le vote par correspondance n’est pas admis.

Les membres sortants sont rééligibles, sauf en cas d’élections suivant un vote de défiance par l’Assemblée Générale Ordinaire (cf. Article 18).

Candidatures et modalités d’élection :

• Pour les candidats universitaires, le scrutin est uninominal à un tour. Les élections se déroulent au plus tard la semaine précédant l’AGO. Seront élus, par le collège des adhérents universitaires, les six (6) candidats ayant obtenu le plus grand nombre de voix ; les trois (3) candidats suivants seront élus comme suppléants. En cas d’égalité, un tirage au sort départage les candidats. En cas de départ d’un administrateur universitaire, c’est le premier des suppléants élus qui le remplace. Les résultats du scrutin sont affichés et transmis aux adhérents avant l’Assemblée Générale.
• Pour les candidats non universitaires, le scrutin est uninominal à un tour. Les élections se déroulent à l’issue de l’AGO. Seront élus, par le collège des adhérents non universitaires, les six (6) candidats ayant obtenu le plus grand nombre de voix ; les trois (3) candidats suivants seront élus comme suppléants. En cas d’égalité, un tirage au sort départage les candidats. En cas de départ d’un administrateur non universitaire, c’est le premier des suppléants élus qui le remplace.
• Pour l’élection du représentant des salariés (à voix consultative), si les conditions légales d’une représentation des salariés sont remplies, sont électeurs tous les salariés. Les élections se déroulent au plus tard la semaine précédant l’AGO. Le scrutin est uninominal à un tour. Sera élu par ce collège le candidat ayant obtenu le plus grand nombre de voix. En cas d’égalité, un tirage au sort départage les candidats. Le candidat suivant sera élu suppléant. Les résultats du scrutin sont affichés et transmis aux adhérents avant l’Assemblée Générale.

Nul ne pourra voter dans deux collèges différents.

Tous les détails des modalités des élections sont donnés dans le Règlement Intérieur Art. 7.

9.5. Fonctionnement du Conseil d’Administration

Le conseil d’administration se réunit toutes les fois que cela est nécessaire et au moins quatre (4) fois par an, en présentiel ou en distanciel synchrone. Il est convoqué par le président après avis du bureau, ou par au moins sept (7) membres délibératifs.

Les convocations sont adressées aux membres par courrier électronique ou postal au moins 10 jours francs avant la date de la réunion.

L’ordre du jour des réunions est proposé par le président après avis du bureau, hormis le cas où le conseil d’administration est réuni par au moins sept (7) membres qui fixent alors eux-mêmes l’ordre du jour.

La rubrique « Questions diverses » devra toujours figurer à l’ordre du jour, et ne devra appeler aucun vote, sauf accord des trois-quarts des membres délibératifs présents sur le principe du vote. L’enregistrement des questions diverses se fait en début de séance.

Les décisions sont prises à la majorité simple des voix des présents ou représentés. En cas de partage, le président peut faire usage de sa voix prépondérante. La présence ou la représentation d’au moins les trois- quarts des membres délibératifs du conseil d’administration est nécessaire à la validité des délibérations. Le vote par procuration est autorisé, mais nul ne peut détenir plus d’un mandat. Les mandats ne peuvent être remis que nominativement à un autre membre délibératif.

Le vote à distance sur un point précis peut être pratiqué, dans la mesure où il a été préalablement accepté à la majorité des voix par le conseil d’administration.

Tout membre qui, sans excuse, n’aura pas assisté à trois réunions consécutives, pourra être considéré comme démissionnaire.

Le conseil d’administration peut s’adjoindre, à titre consultatif, des personnes susceptibles de l’éclairer particulièrement sur un sujet mis à l’ordre du jour.

ARTICLE 10 : Bureau

Au plus tard huit jours francs après son élection, le Conseil d’Administration, dont la séance est provisoirement présidée par un volontaire (tirage au sort si plusieurs volontaires), élit, au scrutin secret et à la majorité absolue, le Bureau composé d’un président qui doit faire partie des membres élus universitaires, d’un vice-président qui doit faire partie des membres élus non universitaires, d’un secrétaire et d’un trésorier.

Le Bureau pourra être complété par un secrétaire adjoint et par un trésorier adjoint.

Les membres du Bureau sont élus pour la durée de leur mandat d’administrateur ; les membres sortants sont rééligibles.

Le Bureau est chargé de la mise en œuvre des décisions du Conseil d’Administration et agit sur délégation de celui-ci pour assurer la gestion courante de l’association.

Le Bureau se réunit sur convocation du président chaque fois que nécessaire.

Tout membre qui, sans excuse, n’aura pas assisté à trois réunions consécutives, pourra être considéré comme démissionnaire. Un compte-rendu succinct des réunions est présenté au Conseil d’Administration.

ARTICLE 11 : Le président

Il est élu pour la durée de son mandat d’administrateur.

Le président est le représentant légal de l’association dans tous les actes de la vie civile. Il jouit à l’égard des tiers des pouvoirs les plus étendus pour agir au nom de l’association et accomplir tout acte relatif à son objet. Le président est chargé de mettre en application les décisions du Conseil d’Administration, d’assurer le bon fonctionnement de l’association et d’en coordonner les activités. Il assure les relations publiques internes et externes. Il approuve et signe tous les engagements, commandes, contrats de service ou de travail et, en général, tous actes engageant l’association à l’égard des tiers.

Il donne son autorisation préalable à toute mission du personnel administratif et/ou des adhérents, utile au fonctionnement de l’association.

Il a qualité pour agir en justice, au nom de l’association, avec mandat du Conseil d’Administration, tant en défense qu’en demande. Il peut former, dans les mêmes conditions, tous appels et pourvois.

A défaut du président, la représentation de l’association en justice ne peut être assurée que par le vice-président ou par un mandataire agissant en vertu d’un pouvoir spécial donné par le Conseil d’Administration.

Le président ou le vice-président, ne peut transiger qu’avec l’autorisation du Conseil d’Administration.

Le président assisté par le service administratif convoque tous les membres des instances aux réunions statutaires.

Il préside les assemblées qu’il convoque : assemblées générales, Conseil d’Administration et Bureau. Dans les autres cas (convocation par les membres), ces assemblées pourront se doter d’un président de séance.

Le président fait ouvrir et fonctionner au nom de l’association, auprès de toute banque ou tout établissement de crédit, tout compte de dépôt ou compte courant.

Il peut déléguer au vice-président et/ou à un autre membre du Conseil d’Administration, ou/et au chargé de mission universitaire certains des pouvoirs ci-dessus énoncés.

Il peut déléguer sa signature au vice-président et au trésorier, dans les limites financières définies par le Conseil d’Administration.

Le président signe, avec le secrétaire, les procès-verbaux des réunions des instances.

ARTICLE 12 : Le vice-président

Le vice-président est membre de droit du Bureau de l’association.

Le vice-président assiste le président dans ses fonctions. Le vice-président remplace le président en cas d’empêchement de ce dernier, dans toutes ses fonctions.

En cas de démission du président, décès et/ou obligation de quitter ses fonctions, il est remplacé par le vice- président jusqu’à ce que le Conseil d’Administration puisse réélire en son sein un nouveau président. Cette période de transition ne peut en aucun cas excéder trois mois.

ARTICLE 13 : Le secrétaire

Le secrétaire est membre de droit du Bureau de l’association.

Le secrétaire, éventuellement assisté du secrétaire adjoint, rédige le procès-verbal, le porte à la connaissance du Bureau pour vérification, avant signature par lui-même et le président. Ce procès-verbal est soumis à l’approbation du Conseil d’Administration suivant. Il rédige aussi le procès-verbal des Assemblées Générales. Le secrétaire transmet le procès-verbal au service administratif, en vérifie l’affichage et la publication sur l’intranet.

En cas d’empêchement, il est remplacé dans ses fonctions par le secrétaire adjoint ou, à défaut, par un secrétaire de séance désigné par le président.

Il assure l’exécution des formalités prescrites par les textes.

ARTICLE 14 : Le trésorier

Le trésorier est membre de droit du Bureau de l’association.

La gestion financière de l’association est confiée à un cabinet comptable.

Le trésorier est chargé, avec l’aide du service administratif :

• de préparer le budget, les comptes de résultat et le bilan ;
• d’assurer la liaison entre l’association et le cabinet comptable ;
• d’analyser, de contrôler les comptes ;
• de faire une synthèse pour le Conseil d’Administration ;
• et de les présenter à l’Assemblée Générale ;

Par délégation écrite du président, il peut faire fonctionner au nom de l’association, auprès de toute banque ou tout établissement de crédit, tout compte de dépôt ou compte courant dans la limite des plafonds autorisés par le Conseil d’Administration, tels qu’éventuellement mentionnés au Règlement Intérieur ; il pourra créer, signer, accepter, endosser et acquitter tout chèque et ordre de virement pour le fonctionnement des comptes dans le cadre de sa délégation.

En cas d’empêchement, il est remplacé dans ses fonctions par le trésorier adjoint.

ARTICLE 15 : Le chargé de mission délégué par l’UPPA

Le chargé de mission, mis à la disposition de l’UTLA-Pau par l’UPPA à titre onéreux est nommé à la fois par le Conseil d’Administration de l’UPPA et par le Conseil d’Administration de l’UTLA-Pau selon des modalités définies dans la convention de partenariat entre l’UPPA et l’UTLA-Pau, pour une durée de trois ans renouvelable. Il est choisi parmi les enseignants universitaires de l’UPPA en activité. Ses missions, qu’il exerce par délégation du président de l’UTLA-Pau, sont définies dans le Règlement Intérieur (Art. 5), en accord avec les termes de la convention UPPA/UTLA-Pau.

ARTICLE 16 : Les Commissions

Plusieurs commissions complètent le dispositif de fonctionnement de l’association :

• la Commission des activités,
• la Commission de contrôle,
• la Commission d’appel,
• la Commission des statuts.

La composition et le fonctionnement de ces commissions sont définis par le Règlement Intérieur (Art. 8).

ARTICLE 17 : Règles communes aux Assemblées Générales

Les Assemblées Générales se composent de tous les membres adhérents de l’association à jour de l’adhésion annuelle au moment de sa tenue ou statutairement exonérés.

Les Assemblées Générales se réunissent au siège de l’association ou en tout autre lieu fixé par la convocation. La convocation aux Assemblées Générales fait l’objet d’une communication aux adhérents, par affichage dans les locaux de l’association et par courrier électronique, en respectant un délai d’au moins quatorze jours francs à l’avance.

L’ordre du jour de l’Assemblée Générale doit figurer sur la convocation.

L’accès à l’Assemblée Générale est conditionné par l’émargement de chaque adhérent sur une feuille de présence établie sous la responsabilité du président et du secrétaire du Conseil d’Administration. Chaque adhérent signe pour lui-même et pour la ou les personnes qu’il représente et dont les procurations ont été validées. A l’issue de l’Assemblée Générale, la feuille de présence est certifiée par le président et le secrétaire. Le vote par procuration est autorisé. Les procurations ne peuvent être remises qu’à un autre membre de l’association. Nul ne peut détenir plus de deux procurations.

Le vote par correspondance n’est pas admis.

Les votes ont lieu à main levée, sauf concernant un vote de défiance à l’égard du Conseil d’Administration, les votes portant sur les élections, ou à la demande d’au moins un cinquième des membres présents.

Les élections ont toujours lieu à bulletin secret, éventuellement dématérialisé, toutes précautions étant prises pour assurer le secret du vote.

Les salariés de l’association non adhérents sont invités aux assemblées générales à titre consultatif.

Les décisions sont prises à la majorité des suffrages exprimés, telle que précisée aux articles 18 et 19 ci-après.

Seuls les points indiqués à l’ordre du jour peuvent faire l’objet d’un vote.

ARTICLE 18 : Assemblée Générale Ordinaire

L’Assemblée Générale Ordinaire s’exprime sur la politique de l’association et vote sur les grandes décisions et orientations.

L’Assemblée Générale Ordinaire annuelle est convoquée par le Conseil d’Administration au plus tard quatre mois après la clôture de l’exercice.

L’Assemblée Générale est convoquée ordinairement autant de fois que nécessaire, par le Conseil d’Administration ou par le cinquième au moins des adhérents de l’association.

L’ordre du jour est fixé par le Conseil d’Administration, sauf dans le cas des assemblées générales convoquées par le cinquième au moins des adhérents qui fixent alors eux-mêmes l’ordre du jour.

L’Assemblée Générale Ordinaire annuelle entend les rapports sur la gestion du Conseil d’Administration et sur la situation financière de l’association. Son ordre du jour comporte obligatoirement les points suivants :

• Rapport moral
• Rapport d’activité : présentation et approbation
• Présentation et approbation des comptes, du rapport financier (exercice clos), affectation du résultat
• Quitus
• Budget (exercice en cours) : présentation et approbation

La rubrique « Questions diverses » doit figurer à l’ordre du jour. L’enregistrement des questions diverses se fait avant le début de séance, au moment de l’émargement.

Aux échéances de mandats, l’AGO pourvoit au renouvellement des membres du Conseil d’Administration. Elle délibère sur toute question importante se posant à l’association.

Les délibérations se prennent à la majorité simple (à l’exception du vote de défiance) et sont valables quel que soit le nombre d’adhérents présents ou représentés.

Si l’action du Conseil d’Administration est désapprouvée, notamment en cas de refus de quitus ou de refus d’approbation des comptes, l’Assemblée Générale peut être amenée à voter la défiance à l’égard du Conseil d’Administration. Cette décision sera prise à la majorité absolue des membres présents ou représentés. Dans ce cas, le mandat des administrateurs prendra fin à la date des nouvelles élections. L’Assemblée Générale Ordinaire procède alors immédiatement à ces nouvelles élections. À défaut de candidatures, elle convoque une nouvelle Assemblée Générale qui devra se tenir dans un délai maximum d’un mois. Pendant cette période d’intérim, les pouvoirs du Conseil d’Administration sortant sont limités à l’expédition des affaires courantes.

ARTICLE 19 : Assemblée Générale Extraordinaire

Sur proposition du Conseil d’Administration ou du cinquième au moins des adhérents et sur étude présentée par la Commission des statuts le cas échéant, l’Assemblée Générale Extraordinaire a seule compétence pour :

• modifier les statuts,
• décider la dissolution de l’association et l’attribution des biens de l’association,
• décider sa fusion avec toute autre association poursuivant un but analogue,
• décider son affiliation à une union d’associations.

Elle doit être convoquée spécialement à cet effet dans les conditions et délais prévus à l’article 17 sur les règles communes aux assemblées générales.

La convocation doit comporter, en annexe, le ou les textes des propositions mises au vote.

Les délibérations se prennent à la majorité des deux-tiers des adhérents présents ou représentés.

Au moins le tiers des adhérents doit être présent ou représenté pour la validité des délibérations.

Si ce quorum n’est pas atteint, l’Assemblée Générale Extraordinaire est à nouveau convoquée, sur le même ordre du jour, à quatorze jours francs au moins d’intervalle et peut alors délibérer quel que soit le nombre d’adhérents présents ou représentés.

ARTICLE 20 : Dissolution

En cas de dissolution, l’Assemblée Générale Extraordinaire désigne un ou plusieurs liquidateurs et l’actif net, s’il y a lieu, est dévolu conformément à la décision prise lors de cette assemblée générale extraordinaire qui devra désigner le ou les bénéficiaires de cette dévolution.

ARTICLE 21 : Règlement intérieur de l’association

Le Conseil d’Administration établit et peut modifier le Règlement Intérieur de l’association. Celui-ci est destiné à déterminer les détails d’exécution des présents statuts et le fonctionnement pratique de l’association. Dès son adoption par le Conseil d’Administration, ce Règlement Intérieur ou les modifications ultérieures apportées sont applicables immédiatement ou à la date d’entrée en vigueur décidée par le CA.

ARTICLE 22 : Règlements intérieurs complémentaires

Le Conseil d’Administration élabore tout autre règlement intérieur nécessaire au bon fonctionnement de l’Association, notamment, conformément aux dispositions légales, un Règlement Intérieur d’Entreprise régissant les relations de l’association avec ses salariés.

ARTICLE 23 : Formalités

Le président, ou toute autre personne mandatée par le Conseil d’Administration, est chargé d’effectuer les formalités de déclaration et de publication prévues par la loi du 1er juillet 1901 et par son décret d’application du 16 août 1901.

Les présents statuts ont été adoptés par l’Assemblée Générale Extraordinaire réunie le 19 décembre 2024.
Ils ont été établis en autant d’exemplaires que nécessaire, dont deux pour la déclaration en Préfecture et un consigné au siège de l’association.