Statuts – Université du Temps Libre d'Aquitaine

ARTICLE 1 : Dénomination

Il est créé entre les adhérents aux présents statuts, une association régie par la loi du 1er juillet 1901 et son décret d’application du 16 août 1901 sous la dénomination de Université du Temps Libre d’Aquitaine – Pau et, en abrégé, « UTLA-Pau ».

ARTICLE 2 : Objet

Cette association a pour objet de mettre à la disposition de ses adhérents les moyens humains et matériels permettant de favoriser l’accession de tous à la culture, l’épanouissement des personnes de tout âge ayant du temps libre, en leur proposant des activités culturelles, artistiques et physiques, dans un esprit d’ouverture aux autres, de solidarité, d’amitié et d’éthique universitaire. Ouverte sur la Cité, elle favorise le dialogue entre les générations et le réinvestissement culturel et social. Pour atteindre ces objectifs, l’Association établit un accord de partenariat avec l’Université de Pau et des Pays de l’Adour (UPPA).

ARTICLE 3 : Siège social

Le siège social est fixé à l’Université de Pau et des Pays de l’Adour, Collège Sciences Humaines et Humanités, Domaine Universitaire 64013 PAU CEDEX, en vertu de la Convention de partenariat entre l’Université de Pau et des Pays de l’Adour.

Il pourra être transféré à une autre adresse par simple décision du Conseil d’Administration ; la ratification par l’Assemblée Générale sera nécessaire.

ARTICLE 4 : Durée

La durée de l’Association est illimitée.

ARTICLE 5 : Composition

L’association est ouverte à tous, sans discrimination d’aucune sorte et dans le respect de la liberté de conscience de chacun.

Elle se compose:

des membres adhérents de l’UTLA-PAU c’est-à-dire toutes les personnes ayant acquitté leur cotisation annuelle. Les mineurs doivent avoir l’autorisation de leurs tuteurs légaux,
des membres d’honneur désignés par le Conseil d’Administration.

Les membres adhérents sont tous électeurs et éligibles au Conseil d’Administration, pourvu qu’ils aient plus de seize ans.

ARTICLE 6 : Perte de la qualité de Membre

La qualité de membre de l’Association se perd :

par démission adressée par lettre au Président de l’association,
par décès,
par disparition, liquidation ou fusion, s’il s’agit d’une personne morale,
en cas de non-paiement de la cotisation annuelle et après expiration du délai de recouvrement,
pour un comportement considéré comme non conforme à la morale et aux règles déontologiques de l’association.

La situation devra être étudiée par les médiateurs (Règlement Intérieur, Art. 4), qui feront un rapport au Conseil d’Administration. Si celui-ci retient l’hypothèse d’une exclusion, il devra en informer l’adhérent et l’inviter, avec un délai préalable de quinze jours francs, à préparer sa défense et à fournir ses explications, en présence des médiateurs. La décision d’exclusion sera prise par le Conseil d’Administration à la majorité des voix +2. Cette mesure d’exclusion sera immédiatement notifiée à l’adhérent concerné qui aura un délai de huit jours francs pour faire appel devant une Commission d’Appel dont la composition et les modalités de fonctionnement sont fixées dans le Règlement Intérieur (Art. 9.6) ; l’appel est suspensif.

Au cas où cette situation concerne un membre du CA, un médiateur ou un membre de la Commission d’Appel, celui-ci est suspendu de ses fonctions dans ces organes de décision pendant toute la durée de la procédure, même en cas d’appel.

ARTICLE 7 : Ressources de l’association

Les ressources de l’association se composent :

d’une cotisation annuelle versée par tous les adhérents,
des droits d’accès aux services de l’association,
des recettes provenant de la contribution des adhérents pour des activités particulières,
des subventions qui peuvent lui être accordées par l’Etat et les Collectivités publiques,
de dons manuels de personnes physiques ou morales,
de toute autre ressource qui n’est pas interdite par la législation en vigueur.

ARTICLE 8 : Comptabilité

Il est tenu une comptabilité par engagement et, s’il y a lieu, une comptabilité par activité et par secteur. La comptabilité est tenue selon les règles légales, dans les conditions définies par le règlement du 16 février 1999, homologué par l’arrêté du 8 avril 1999 et relatif aux modalités d’établissement des comptes annuels des associations et fondations et en particulier avec établissement d’un compte de résultat, d’un bilan et d’une annexe, conformément au plan comptable des associations en vigueur.

L’exercice comptable annuel va du 1er septembre au 31 août. Les documents comptables sont consultables, sur rendez-vous au siège par tout adhérent. Les documents approuvés par l’Assemblée Générale seront communiqués aux différents services publics financeurs dans le délai de six mois après l’approbation de l’Assemblée Générale.

Une Commission de Contrôle, élue par le Conseil d’Administration et définie par le Règlement Intérieur (Art. 9.4), contrôle la régularité des comptes de l’Association ainsi que l’adéquation des dépenses à ses objectifs. Elle informe le Conseil d’Administration de l’avancement de ses travaux et rend compte du résultat de sa mission à l’Assemblée Générale.

ARTICLE 9 : Conseil d’Administration

9.1. Composition

Le Conseil d’Administration est composé :

de 12 membres élus avec voix délibérative, dont :
- 6 membres élus par le collège des « adhérents universitaires » (Sont dits adhérents universitaires tous les adhérents exerçant ou ayant exercé la totalité ou une partie leur activité professionnelle au sein de l’UPPA),
- 6 membres élus par le collège des adhérents non universitaires ;
de membres avec voix consultative dont :
- le représentant des salariés,
- le chargé de mission, délégué par l’UPPA,
- les membres associés dont les représentants de l’UPPA et des organismes octroyant des subventions,
- les membres d’honneur,
- les représentants d’associations liées à l’UPPA par convention.

9.2. Rôle

Le Conseil d’Administration est l’instance dirigeante de l’association dont il est le lieu de réflexion, de proposition et de décision

Le Conseil d’Administration organise et veille à l’animation des activités de l’association. Il prend toutes les décisions utiles à la bonne marche de l’association dans le cadre de son objet et de ses statuts. Il rend compte de son mandat à l’Assemblée Générale qui suit la clôture des comptes

9.3. Compétence

1) Programmation et suivi des activités, avec l’assistance du Chargé de Mission.

2) Après présentation par le Trésorier, le Conseil d’Administration arrête les comptes de l’Association et adopte le Budget Prévisionnel annuel, avant le début de l’exercice correspondant pour ce dernier, pour les présenter à l’Assemblée Générale.

3) Convocation des assemblées générales.

4) Embauche et licenciement des salariés sur proposition du Président auquel il délègue sa fonction d’employeur pour la gestion courante du personnel.

5) Exclusion éventuelle d’adhérent avec faculté d’appel devant une Commission d’Appel.

6) Organisation des réunions d’information des adhérents chaque fois que nécessaire et au moins une fois par an.

9.4. Elections

Tout candidat au Conseil d’Administration en tant que membre à titre délibératif doit avoir acquitté sa cotisation annuelle à l’association avant l’élection.

Les administrateurs délibératifs sont tous élus avant ou au cours de l’Assemblée Générale pour une durée de trois ans et sont responsables devant cette Assemblée. Le vote par correspondance n’est pas admis.

Les membres sortants sont rééligibles, sauf en cas d’élections suivant un vote de défiance par l’Assemblée Générale (cf. Article 19).

Les candidatures devront se présenter de la façon suivante :

Pour les candidats universitaires, le scrutin est nominal. Seront élus, par le collège des adhérents universitaires, les six candidats ayant obtenu le plus grand nombre de voix, les trois candidats suivants seront élus comme suppléants. En cas de départ d’un administrateur universitaire, c’est le premier des suppléants élus qui le remplace.
Pour les candidats non universitaires, l’élection a lieu au scrutin de liste, sans panachage possible. Chaque liste comprendra neuf candidats dont six titulaires et trois suppléants.
Le nombre d’élus pour chaque liste est calculé en appliquant la méthode du plus fort reste, décrite dans le Règlement Intérieur (Art. 7.5.4).
En cas de départ d’un administrateur adhérent actif, c’est le premier candidat non élu de la liste d’origine du partant qui le remplace.
Pour l’élection du représentant des salariés (à voix consultative), sont électeurs tous les salariés qu’ils soient adhérents ou non de l’association. Le scrutin est uninominal. Sera élu par le collège des adhérents salariés le candidat ayant obtenu le plus grand nombre de voix. Le candidat suivant sera élu suppléant.

Nul ne pourra voter dans deux collèges différents.

Tous les détails des modalités des élections sont donnés dans le Règlement Intérieur Art. 8.

9.5. Fonctionnement du Conseil d’Administration

L’organisation des réunions du C.A. et la diffusion de leurs procès verbaux sont décrites dans le Règlement Intérieur (Art. 8).

Les fonctions d’administrateur sont bénévoles. Les frais de déplacement et autres sont déductibles des impôts et font l’objet d’un document signé par le trésorier et par le Président dans le cas d’un document présenté par le trésorier. Seuls les frais de mission, dûment autorisés et justifiés, peuvent être remboursés, avec l’accord du conseil d’administration. ; ils sont présentés, pour chaque administrateur concerné, lors de l’approbation des comptes à l’Assemblée Générale.

ARTICLE 10 : Bureau

Au plus tard huit jours après son élection, le Conseil d’Administration élit, au scrutin secret et à la majorité absolue, le Bureau composé d’un Président qui doit faire partie des membres élus universitaires, d’un Vice président qui doit faire partie des membres élus non universitaires (ces deux premiers membres représentant les deux composantes du Conseil d’Administration), d’un Secrétaire et d’un Trésorier.

Le Bureau pourra être complété par un Secrétaire adjoint et par un Trésorier adjoint.

Les membres du Bureau sont élus pour trois ans ; les membres sortants sont rééligibles.

Le Bureau est l’organe permanent de l’association; il est chargé de la mise en œuvre des décisions du Conseil d’Administration et agit sur délégation de celui-ci pour assurer la gestion courante de l’association.

Le Bureau se réunit au moins tous les deux mois sur convocation du Président et chaque fois que nécessaire.

Tout membre qui, sans excuse, n’aura pas assisté à trois réunions consécutives, pourra être considéré comme démissionnaire.

Il est dressé un compte-rendu succinct des réunions, signé par le Président et le Secrétaire, qui sera communiqué aux membres du Conseil d’Administration, conservé au siège de l’association et consultable par tous les adhérents.

ARTICLE 11 : Le Président

Il est élu pour une durée de trois ans renouvelable.

Le Président est le représentant légal de l’association dans tous les actes de la vie civile. Il jouit à l’égard des tiers des pouvoirs les plus étendus pour agir au nom de l’association et accomplir tout acte relatif à son objet.

Le Président est chargé de mettre en application les décisions du Conseil d’Administration, d’assurer le bon fonctionnement de l’association et d’en coordonner les activités. Il assure les relations publiques internes et externes. Il approuve et signe tous les engagements, commandes, contrats de service ou de travail et, en général, tous actes engageant l’association à l’égard des tiers.

Il donne son autorisation préalable à toute mission du personnel administratif et/ou des adhérents, utile au fonctionnement de l’association.

Il a qualité pour agir en justice, au nom de l’association, avec mandat du Conseil d’Administration, tant en défense qu’en demande, sauf en cas de conflit interne au sein du Conseil d’Administration. Dans cette dernière éventualité, il ne pourra saisir la justice contre un ou plusieurs administrateurs qu’avec l’accord de l’Assemblée Générale. Il peut former, dans les mêmes conditions, tous appels et pourvois.

A défaut du Président, la représentation de l’association en justice ne peut être assurée que par le Vice-président ou par un mandataire agissant en vertu d’un pouvoir spécial donné par le Conseil d’Administration ou l’Assemblée Générale.

Le Président ou le Vice-président, ne peut transiger qu’avec l’autorisation du Conseil d’Administration.

Le Président assisté par le service administratif convoque tous les membres des instances aux réunions statutaires.

Il préside les assemblées qu’il convoque: Assemblée Générale, Conseil d’Administration et Bureau. Dans les autres cas (convocation par les membres), ces assemblées pourront se doter d’un président de séance.

Le Président fait ouvrir et fonctionner au nom de l’association, auprès de toute banque ou tout établissement de crédit, tout compte de dépôt ou compte courant.

Il peut déléguer au Vice-président et/ou à un autre membre du Conseil d’Administration, ou/et au Chargé de mission Universitaire certains des pouvoirs ci-dessus énoncés.
Le Président signe, avec le Secrétaire, les procès-verbaux des réunions des instances.

En cas d’empêchement, le Président est remplacé par le Vice-président.

En cas de démission du Président, décès et/ou obligation de quitter ses fonctions, il est remplacé par le Vice-président jusqu’à ce que le Conseil d’Administration puisse réélire en son sein un nouveau Président. Cette période de transition ne peut en aucun cas excéder trois mois.

ARTICLE 12 : Le Vice-président

Le Vice président assiste le Président dans ses fonctions et en particulier dans l’exercice de la délégation de certains de ses pouvoirs au Chargé de Mission Universitaire. Il remplace le Président si celui-ci est empêché.

ARTICLE 13 : Le Secrétaire

Le Secrétaire éventuellement assisté du secrétaire adjoint fait un relevé des conclusions des débats lors de la tenue des instances, rédige et signe avec le Président les procès-verbaux des réunions ainsi que les compte rendus Il transmet tous les procès verbaux au service administratif, en vérifie l’affichage et la publication sur le forum de l’UTLA.

Il transmet aux membres du Conseil d’administration les comptes rendus des réunions de bureau.

Il tient le registre spécial prévu par l’article 5 de la loi de 1901 et les articles 6 et 31 du décret du 16 août 1901. Il assure l’exécution des formalités prescrites par lesdits articles.

ARTICLE 14 : Le Trésorier

La gestion financière de l’association est confiée à un cabinet comptable.

Le trésorier est chargé avec l’aide du service administratif :

d’analyser, de contrôler ses comptes et d’en faire une synthèse pour le Conseil d’Administration et pour l’Assemblée Générale,
de transférer les recettes perçues lors des inscriptions ou provenant de subventions ou d’autres origines à la banque. Il en informe le cabinet comptable,
de demander au cabinet comptable d’effectuer les paiements dans le cadre des engagements du président.

Il tient une comptabilité de toutes les opérations et rend compte au Conseil d’Administration et à l’Assemblée Générale qui statue sur la gestion. Il prépare les comptes de résultat et le bilan, le budget de l’exercice en cours et le budget prévisionnel de l’exercice suivant ; il les présente au Conseil d’Administration et à l’Assemblée Générale à laquelle il rendra compte de sa mission.

Par délégation écrite du Président, il peut faire fonctionner au nom de l’association, auprès de toute banque ou tout établissement de crédit, tout compte de dépôt ou compte courant dans la limite des plafonds autorisés par le Conseil d’Administration, tels que mentionnés au Règlement Intérieur ; il pourra créer, signer, accepter, endosser et acquitter tout chèque et ordre de virement pour le fonctionnement des comptes dans le cadre de sa délégation.

ARTICLE 15 : Le Chargé de Mission Universitaire

Le Chargé de Mission Universitaire, mis à la disposition de l’UTLA-PAU par l’UPPA à titre onéreux est nommé simultanément par le Conseil d’Administration de l’UPPA et par le Conseil d’Administration de l’UTLA-PAU selon des modalités définies dans la convention de partenariat entre l’UPPA et l’UTLA-PAU, pour une durée de trois ans renouvelable. Il est choisi parmi les Enseignants Universitaires de l’UPPA en activité. Ses missions, qu’il exerce par délégation du Président de l’UTLA-PAU, sont définies dans le Règlement Intérieur (Art. 5), en accord avec les termes de la convention UPPA/UTLA-PAU.

ARTICLE 16 : Les Commissions

Plusieurs commissions complètent le dispositif de fonctionnement de l’Association : la commission « Activités », la Commission de Contrôle, la Commission d’Appel, la Commission des Statuts. La composition et le fonctionnement de ces commissions sont définis par le Règlement Intérieur (Art. 9).

ARTICLE 17 : Règles Communes aux Assemblées Générales

Les Assemblées Générales se composent de tous les membres de l’association à quelque titre qu’ils y soient affiliés, à jour de la cotisation annuelle au moment de sa tenue ou statutairement exonérés.

Les Assemblées Générales se réunissent au siège de l’association ou en tout autre lieu fixé par la convocation.

La convocation aux Assemblées Générales fait l’objet d’un affichage dans les locaux de l’association en respectant un délai d’au moins 14 jours francs à l’avance. Elle est envoyée par courriel à tous les adhérents. Elle se fait en plus par tout autre moyen compatible avec le budget, jugé utile et nécessaire par l’instance qui convoque.

L’ordre du jour de l’Assemblée Générale doit figurer sur la convocation. La rubrique « Questions diverses » doit figurer à l’ordre du jour. L’enregistrement des questions diverses se fait en début de séance.

A l’entrée en séance, une feuille de présence est établie sous la responsabilité du Président et du Secrétaire du Conseil d’Administration. Cette feuille de présence est émargée par chaque membre de l’association, en son nom et, le cas échéant, pour la ou les personnes qu’il représente et dont les pouvoirs ont été validés. A l’issue de l’élection du bureau de l’Assemblée, elle sera certifiée par ce bureau.

Le vote par procuration est autorisé, mais nul ne peut détenir plus de deux mandats. Les mandats ne peuvent être remis qu’à un autre membre de l’association.

Le vote par correspondance n’est pas admis.

Les votes se font à main levée ou par bulletin selon la décision du Président de séance ; l’élection des administrateurs se fait à bulletin secret, par leur collège respectif.

Les salariés de l’association non adhérents sont invités aux assemblées générales avec voix consultative. Les décisions sont prises à la majorité des suffrages exprimés. Seuls les points indiqués à l’ordre du jour peuvent faire l’objet d’une décision.

ARTICLE 18 : Assemblée Générale Ordinaire

L’Assemblée Générale Ordinaire s’exprime sur la politique de l’association ainsi que sur les grandes décisions et orientations, et les vote.

L’Assemblée Générale est convoquée ordinairement au plus tard trois mois après la clôture de l’exercice, au moins une fois par an, et autant de fois que nécessaire par le Conseil d’Administration ou par le cinquième au moins des adhérents de l’association.

L’ordre du jour est fixé par le Conseil d’Administration, sauf dans le cas des assemblées générales convoquées par le cinquième au moins des adhérents qui fixent alors eux-mêmes l’ordre du jour.

L’Assemblée Générale Ordinaire entend les rapports sur la gestion du Conseil d’Administration et sur la situation financière de l’association. Elle vote sur les comptes de l’exercice clos, le rapport de gestion du Conseil d’Administration, vote également le budget de l’exercice en cours ; elle pourvoit, s’il y a lieu, au renouvellement des membres du Conseil d’Administration et en général délibère sur toute question ou conflit important se posant à l’association.

Les délibérations sont valables quel que soit le nombre de membres présents ou représentés. Les élections ont lieu à bulletin secret, toutes précautions étant prises pour assurer le secret du vote.

Si plus de la moitié des adhérents présents ou représentés désapprouvent tout ou partie de l’action du Conseil d’Administration notamment en cas de refus de quitus ou de refus d’approbation des comptes, l’Assemblée Générale peut être amenée à voter la défiance à l’égard du Conseil d’Administration. Dans ce cas, les administrateurs sont invités à démissionner ; en cas de refus de leur part, ils sont révoqués de fait. L’Assemblée Générale Ordinaire procède alors immédiatement à de nouvelles élections ; à défaut de candidatures, elle convoque une nouvelle Assemblée Générale qui devra se tenir dans un délai maximum d’un mois, l’intérim étant alors assuré par le Bureau du Conseil sortant.

ARTICLE 19 : Assemblée Générale Extraordinaire

Sur proposition du Conseil d’Administration ou du cinquième au moins des adhérents et sur étude présentée par la Commission des Statuts le cas échéant, l’Assemblée Générale Extraordinaire a seule compétence pour modifier les statuts, décider la dissolution de l’association et l’attribution des biens de l’association, sa fusion avec toute autre association poursuivant un but analogue, ou son affiliation à une union d’associations, proposée par le Conseil d’Administration ou par le cinquième au moins des membres de l’association.
Elle doit être convoquée spécialement à cet effet dans les conditions et délais prévus à l’article 17 sur les règles communes aux assemblées générales.

La convocation doit comporter, en annexe, le ou les textes de la modification proposée.

Au moins le tiers des membres disposant d’une voix délibérative doit être présent ou représenté pour la validité des délibérations.

Si ce quorum n’est pas atteint, l’Assemblée Générale Extraordinaire est à nouveau convoquée à 14 jours au moins d’intervalle et peut alors délibérer quel que soit le nombre des membres présents ou représentés.

ARTICLE 20 : Dissolution

En cas de dissolution, l’Assemblée Générale Extraordinaire désigne un ou plusieurs liquidateurs et l’actif net, s’il y a lieu, est dévolu conformément à la décision prise lors de cette assemblée générale extraordinaire qui devra désigner le ou les bénéficiaires de cette dévolution.

ARTICLE 21 : Règlement intérieur de l’Association

Le Conseil d’Administration établira et pourra modifier le Règlement Intérieur de l’association destiné à déterminer les détails d’exécution des présents statuts et le fonctionnement pratique de l’Association, notamment la mise en place et le fonctionnement des Commissions. Dès son adoption par le Conseil d’Administration, ce Règlement Intérieur ou les modifications ultérieures apportées seront immédiatement applicables, mais devront être approuvées par l’Assemblée Générale suivante. Le Conseil d’Administration établira en outre, conformément aux dispositions légales, un Règlement Intérieur d’Entreprise régissant les relations de l’Association avec ses salariés.

ARTICLE 22 : Règlements intérieurs Complémentaires

Le Conseil d’Administration élabore tout autre Règlement Intérieur nécessaire au bon fonctionnement de l’Association.

ARTICLE 23 : Formalités

Le Président, ou tout autre membre de l’association mandaté par le Conseil d’Administration, est chargé de remplir les formalités de déclaration et de publication prévues par la loi du 1er juillet 1901 et par son décret d’application du 16 août 1901.

Les présents statuts ont été adoptés par l’Assemblée Générale Extraordinaire réunie le 27 avril 2018.

Ils ont été établis en autant d’exemplaires que de parties intéressées, dont deux pour la déclaration en Préfecture et un consigné au siège de l’Association.

Le Président, Jeanne François

Le Secrétaire, Yves Solans

(Approuvés en AGE du 27/04/2018)