Règlement intérieur

ARTICLE 1er : Relations UTLA/UPPA

Les relations entre l’UTLA et l’UPPA sont définies par une convention signée par les deux parties. Cette convention prévoit, entre autres, que le siège social de l’Association est situé dans les locaux de l’UPPA et que des activités d’enseignement s’y déroulent.

Dans le cadre de cette relation conventionnelle, un contrôle permanent est exercé par l’UPPA sur le bon déroulement des accords.

L’indépendance de l’UTLA vis-à-vis de ses partenaires, garantie par sa gestion démocratique et transparente, permet en particulier à l’UPPA d’en apprécier en permanence le fonctionnement en particulier par la transmission annuelle des rapports approuvés par l’assemblée générale de l’Association.

ARTICLE 2 : Accès aux services

Les adhérents, actifs, universitaires et salariés, doivent acquitter leur droit d’accès aux services de l’Association pour bénéficier de l’ensemble des services offerts par l’UTLA ; ce droit d’accès est forfaitaire, toutefois certaines activités pourront donner lieu à une participation complémentaire aux frais (transports, location de matériel ou de locaux etc.). La participation des adhérents aux services de l’Association, une fois versée, est acquise à l’Association et ne peut être remboursée pour quelque motif que ce soit.

Le port apparent du badge est obligatoire pour l’accès aux services. Des contrôles pourront être exercés par le personnel administratif, le corps enseignant, les administrateurs et les adhérents mandatés par le Conseil d’Administration.

ARTICLE 3 : Liste des motifs graves d’exclusion

Dans le cadre de l’article 6 dernier alinéa des Statuts, les motifs graves susceptibles d’entraîner l’exclusion d’un adhérent sont les suivants (liste non exhaustive) :

  • insulte grave à l’encontre du personnel salarié,
  • propos diffamatoires à l’encontre de l’Association et/ou d’un ou plusieurs dirigeants ;
  • non-respect des règles de sécurité et/ou brutalités, spécialement dans les activités sportives, lorsque le comportement de l’adhérent a mis en péril sa sécurité et/ou celle d’un autre adhérent ou du groupe ;
  • détérioration volontaire d’un bien matériel appartenant à l’Association ou aux locaux qui lui sont attribués ;
  • détournement de données informatiques à des fins personnelles ;
  • utilisation volontaire de l’image de l’Association à des fins personnelles sans autorisation du Conseil d’Administration ;
  • refus réitéré de présenter sa carte d’adhérent aux personnes habilitées (alter.), de porter son badge de façon apparente ;
  • action susceptible de porter préjudice à l’Association ou à son rayonnement.

ARTICLE 4 : Le Directeur

Le Directeur assure les missions décrites ci-dessous, par délégation du Président qui en assure le contrôle avec l’assistance du Vice-Président et peut à tout moment la supprimer totalement ou partiellement.

1 – la direction du Service Administratif, assurant ainsi le fonctionnement quotidien de l’Association ;

2 – la préparation du programme d’activités de l’Association dans le cadre du Budget Prévisionnel et son suivi ; ce programme est à soumettre à l’approbation du Conseil d’Administration ;

3 – l’établissement de la liste des Intervenants réguliers pour les activités intellectuelles, artistiques et physiques, avec proposition de la grille de rémunération correspondante, à soumettre à l’approbation du Conseil d’Administration ;

4 – l’établissement de la liste des Intervenants occasionnels, assortie des dépenses correspondantes, à soumettre à l’approbation du Conseil d’Administration ;

5 – l’établissement de la liste du personnel administratif nécessaire pour assurer le fonctionnement de l’Association, dans le cadre du Budget Prévisionnel, à soumettre à l’approbation du Président seul habilité à signer les contrats d’embauche ou les rompre.

6 – l’organisation de l’accueil des conférenciers.

7 – Le montage des dossiers de demande de subvention et leur suivi.
Le Directeur dispose d’une délégation de signature décidée par le Conseil d’Administration sur proposition du Président.

ARTICLE 5 : Fonctionnement de l’Administration

Secrétariat et Relations avec les Adhérents

Le Service Administratif, sous la responsabilité du Directeur, assure l’ensemble des tâches administratives permettant un bon fonctionnement de l’Association. Aucune directive émanant des adhérents et des bénévoles ne pourra être prise en compte. Le Président et les membres du Bureau du Conseil d’Administration sont habilités à intervenir au Secrétariat dans le cadre de leurs fonctions telles que définies dans les statuts.

Les règles de savoir-vivre et la courtoisie sont requises des Adhérents comme des salariés du Secrétariat et des Intervenants pour la bonne marche de l’Association.

Pour qu’ils puissent exprimer toutes suggestions, réclamations, doléances et en général toute demande de renseignements, l’Association met à la disposition des adhérents :

  • un Cahier de Questions écrites, disponible au Secrétariat ; des réponses écrites seront données sur ce cahier accessible aux heures d’ouverture du Secrétariat ;
  • une Boite à Idées ;
  • un Tableau d’Affichage réservé aux adhérents ; ils peuvent y afficher, par l’intermédiaire du Secrétariat, toutes informations utiles à l’Association.

Les adhérents peuvent également s’adresser par courrier

  • au Président, aux Administrateurs ou au Directeur ;
  • aux Membres des Commissions ou des Groupes de travail définis ci-après.

Toutes les décisions des Instances, dont l’affichage est prévu aux statuts, devront être affichées en temps et heure.

Le Conseil d’Administration organisera des réunions d’information des adhérents chaque fois que nécessaire et au moins une fois par an.

ELECTION DES REPRESENTANTS DES ADHERENTS AU CA de l’UTLA : Protocole électoral relatif à l’article 9 des statuts.

Cadre général

Le scrutin de liste permettant d’élire les représentants des adhérents se déroule tous les 3 ans, trois mois après la clôture des comptes de l’association, pour l’année universitaire écoulée, soit le dernier vendredi du mois de novembre, à la suite de l’Assemblée Générale de l’UTLA.

Le dernier Conseil d’Administration qui se déroule le mois précédent l’Assemblée Générale, fixe la date et l’heure de sa tenue et donc celle du scrutin.

Collèges

Le collège électoral des universitaires qui élisent les représentants de l’université au CA de l’UTLA est constitué :

  • des Professeurs d’Université,
  • des Maîtres de Conférences des Universités,
  • des Agrégés et Certifiés,

faisant ou ayant fait carrière à l’université. Ils doivent être adhérents à l’UTLA à jour de leur cotisation une semaine avant la date du scrutin.

Le collège électoral des adhérents est composé des adhérents à jour de leur cotisation une semaine avant la date du scrutin.

Responsabilité du scrutin

Le responsable du bon déroulement du scrutin est le Président du Conseil d’Administration de l’UTLA.

L’organisation matérielle pour le bon déroulement du scrutin relève de cette responsabilité.

L’opération de vote se déroulera sous la responsabilité d’une personne proposée par le Président du CA, au regard de sa fonction (par exemple : président de la Commission de contrôle…).

Calendrier électoral

Au mois de mai de l’année universitaire précédente, une information par affichage et messagerie électronique rappellera aux adhérents l’échéance électorale à venir.

Trente jours avant la date du scrutin s’ouvre la période pré-électorale.

Quinze jours avant la date du scrutin seront déposées les listes des adhérents se présentant à cette élection. Un accusé de réception sera établi pour chaque dépôt par le service administratif de l’UTLA.

L’affichage des différentes listes sur les panneaux prévus à cet effet et leur transmission aux adhérents par voie électronique seront assurés par le service administratif de l’UTLA, au plus tard le jour ouvré suivant la date limite de dépôt.

Une semaine avant le scrutin, la liste des électeurs, adhérents actifs (à jour du paiement de leur cotisation), sera close.

En cas d’élections après désapprobation du Conseil d’Administration par l’Assemblée Générale (article 19 des statuts), elles s’appuieront sur le calendrier électoral fixé ci-dessus.

Déroulement de la campagne

Chaque liste ayant fait acte de candidature aura la possibilité d’organiser une réunion dans une salle ou un amphi de l’Université, en coordination avec les services administratifs de l’UTLA.

Chaque liste officiellement constituée pourra établir un document de communication qu’elle transférera au service administratif de l’UTLA pour affichage et diffusion électronique aux adhérents.

En aucun cas, les cours ou activités de l’UTLA ne pourront être perturbés par une distribution de documents d’information ou par une prise de parole relative au scrutin.

Les bureaux de vote

Ils sont au nombre de 2.

Chaque bureau sera composé d’un président et de deux assesseurs.
Si une seule liste a fait acte de candidature, la composition des bureaux sera proposée par la tête de liste.

Si plusieurs listes se présentent, une rencontre dans la semaine précédent le scrutin, réunissant chaque tête de liste permettra de fixer la composition des bureaux.

La liste des présidents et assesseurs sera transmise au Président du CA, au plus tard la veille du scrutin.

Déroulement du vote

Dans le créneau horaire précisé sur la convocation à l’Assemblée Générale adressée aux adhérents de l’UTLA, chacun recevra :

  • dans un premier lieu et un premier temps, un pouvoir (d’une couleur A) et les bulletins de vote et l’enveloppe nécessaires à son vote, sur présentation de sa carte d’adhérent. Il émargera sur le registre des électeurs.
  • dans un deuxième lieu et un deuxième temps, les pouvoirs (d’une couleur B), bulletins de vote et enveloppes nécessaires au vote des personnes dont il possède la procuration signée (les imprimés vierges de procurations seront disponibles au service administratif de l’UTLA, 2 semaines avant la date du scrutin).

Le vote se déroule à la fin de l’Assemblée Générale, après annonce du Président, qui donnera la parole à chaque tête de liste. Le temps de parole accordé à chacun sera précisé par le Président.

Deux bureaux de vote sont mis en place comprenant chacun une table avec une urne et un isoloir (la clef de l’urne est détenue par le président du bureau de vote durant toute la durée du scrutin).

Le Président du CA déclare l’ouverture du scrutin et invite les adhérents à effectuer leur vote.

Dépouillement

La personne désignée par le Président du CA pour le bon déroulement du vote déclare la clôture du scrutin.

Le dépouillement est public.

Chaque bureau (les 3 membres) procède au dépouillement :

  • décompte des pouvoirs,
  • décompte des enveloppes,
  • rapprochement des pouvoirs et des enveloppes,
  • ouverture des enveloppes et décompte des voix pour chaque liste en présence,
  • rédaction des procès-verbaux et émargement des membres du bureau de vote.

L’agrégation des résultats des 2 bureaux de vote est assurée par le responsable de l’opération de vote qui calcule le nombre d’élus pour chaque liste en appliquant la méthode du plus fort reste.

Après l’émargement du procès-verbal, il proclame les résultats et les affiches sur les panneaux prévus à cet effet (photocopie des PV).

Le bureau de l’UTLA sera constitué lors du Conseil d’Administration qui suivra les élections, au plus tard 8 jours après.

ARTICLE 6 : Commissions

Les membres des Commissions sont élus, par scrutin uninominal, par l’Assemblée Générale Ordinaire parmi les membres actifs volontaires et pour une durée de trois ans.

ARTICLE 7 : Commission de Contrôle

La Commission de Contrôle a pour mission de vérifier la comptabilité de l’Association ainsi que l’adéquation des dépenses à ses objectifs. Elle intervient à tout moment et plus particulièrement dès que les comptes de chaque exercice seront arrêtés, avant examen par le Conseil d’Administration. Elle tiendra ce dernier régulièrement informé, et rendra un rapport du résultat de ses travaux à l’Assemblée Générale annuelle. Elle comporte trois membres au plus.

ARTICLE 8 : Commission d’Appel

1 – Compétence

Elle est un organe d’appel sur une exclusion décidée par le Conseil d’Administration sous réserve que cet appel soit formulé par lettre recommandée A.R. adressée au Président de la Commission d’Appel dans un délai de huit jours francs à compter de la réception de la notification. La décision de la Commission est définitive.

2 – Composition

  • un président qui est le Président du Conseil d’Administration ou son représentant
  • quatre membres

3 – Décisions

Les décisions de cette Commission sont prises à la majorité des membres présents, après audition de l’adhérent appelant, celui-ci pouvant se faire accompagner par une personne de son choix.

Les décisions sont exécutoires.

ARTICLE 9 : Commission des Statuts

1 – Compétence

Elle est un organe de réflexion et de proposition des adhérents pour toutes les questions relatives aux statuts de l’Association. Elle est un organe d’assistance du Conseil d’Administration pour toutes les questions relatives au Règlement Intérieur.

Elle est obligatoirement saisie dans le cas d’un projet de réforme des statuts de l’Association, correspondant à la demande d’un groupe d’adhérents (cf. art. 20 des statuts).

Elle sert en particulier à suivre la mise en pratique des statuts et, le cas échéant, fait des propositions de modifications.

2 – Composition

  • un président : un administrateur adhérent actif désigné par le C.A.
  • quatre membres.

3 – Présentation des résultats des travaux

La Commission des statuts présentera les résultats de ses travaux au Conseil d’Administration qui décidera de la nécessité de convoquer une AGE. En cas de désaccord entre le Conseil d’Administration et la Commission des Statuts sur les mesures à prendre, cette dernière fera une présentation lors de l’AGO suivante.

Dans le cas d’une saisine par un groupe d’adhérents (cf. art. 20 des statuts) elle rapportera devant l’AGE.

ARTICLE 10 : Groupes de Travail

Ces groupes de travail sont mis en place par le Conseil d’Administration lorsqu’il y a des missions à remplir sur les thèmes indicatifs et non exhaustifs suivants

  • Programme des Conférences,
  • Informations internes à l’UTLA,
  • Communication extérieure,
  • Développement de nouvelles activités de l’Association.

Tout adhérent pourra s’inscrire auprès du Secrétariat ; une réponse lui sera faite par le Président du Conseil d’Administration avant la constitution du Groupe concerné.

ARTICLE 11 : Délégations financières

Le Président délègue sa signature, avec faculté de la retirer totalement ou partiellement à tout moment, au Vice-Président, au Trésorier, au Trésorier adjoint et au Directeur, dans les limites financières définies par le Conseil d’Administration.

ARTICLE 12 : Divers

Activités extérieures

1 – Les pourboires ne sont pas obligatoires.

2 – Parmi les activités physiques de l’UTLA figure une section montagne affiliée à la FFME. Tous ses membres peuvent adhérer à cette Fédération de la Montagne et en obtenir la licence. Cette adhésion est obligatoire pour ses encadrants. Le règlement spécifique à cette activité figure dans la brochure de l’UTLA.

Voyages :
Les Intervenants sont habilités à les proposer à leurs auditeurs et à les organiser.
Lorsque ces voyages comportent une participation majoritaire des adhérents de l’UTLA, le Directeur pourra autoriser une assistance légère du Secrétariat.
En aucun cas la responsabilité de l’UTLA ne saura être engagée à propos de ces voyages.

Paiement : Tout paiement (cotisations, droit d’accès aux services, tickets de car etc.) doit être obligatoirement effectué par carte bancaire.

Pour les activités comportant dans une même semaine plusieurs séances de même niveau ou de niveaux différents, assurées par un seul ou plusieurs professeurs, la participation par adhérent n’est autorisée qu’à une seule séance par semaine (CA du 13/06/2014)

Le Président, Raoul PINEL

Le Secrétaire, Patrick ANDRÉ