Règlement intérieur

Nouveau règlement intérieur adopté en Conseil d’Administration du 19/02/2025.

ARTICLE 1 : Relations UTLA-Pau / UPPA

L’indépendance de l’UTLA-Pau vis-à-vis de ses partenaires, garantie par sa gestion démocratique et transparente, permet à l’UPPA d’en apprécier en permanence le fonctionnement, en particulier par la présentation annuelle des activités de l’UTLA-Pau devant le conseil d’administration de l’UPPA.

Par ailleurs, les rapports annuels approuvés par l’Assemblée Générale peuvent être transmis sur demande à l’UPPA.

ARTICLE 2 : Accès aux services et aux activités

Les droits d’inscription à l’UTLA sont composés de deux parties :

  • d’une adhésion annuelle versée par tous les adhérents ;
  • d’une cotisation ouvrant droits aux services de l’association.

Une fois versés, ces droits d’inscription sont acquis à l’association et ne peuvent être remboursés pour quelque motif que ce soit.

Le montant des droits d’inscription est fixé pour chaque année par le Conseil d’Administration. Des réductions sont consenties en fonction du statut (enseignant ou étudiant UPPA, enseignant UTLA) ou des revenus (bénéficiaires RSA, demandeur d’emploi, minimum vieillesse) sur présentation de l’avis d’imposition ou tout autre justificatif nécessaire.

Ce montant est forfaitaire mais un complément est demandé pour la participation à certaines activités (transport pour les sorties, location des piscines…).

Chaque adhérent doit avoir sur lui sa carte d’adhérent et la présenter lors des vérifications.

ARTICLE 3 : Liste des motifs graves d’exclusion

Dans le cadre de l’article 6 des statuts, les motifs graves susceptibles d’entraîner l’exclusion d’un adhérent sont les suivants (liste non exhaustive) :

  • incivilité à l’égard du personnel salarié ;
  • propos diffamatoires à l’encontre de l’association et/ou d’un ou plusieurs dirigeants ;
  • non-respect des règles de sécurité et/ou brutalités notamment lorsque le comportement de l’adhérent a mis en péril sa sécurité et/ou celle d’un autre adhérent ou du groupe, ou d’autres usagers des lieux d’activités ;
  • détérioration volontaire d’un bien matériel ;
  • détournement de données informatiques ;
  • utilisation volontaire de l’image de l’UTLA sans autorisation du Conseil d’Administration ;
  • refus réitéré de présenter sa carte d’adhérent aux personnes habilitées ;
  • action susceptible de porter préjudice à l’association ou à son rayonnement ;
  • non respect des statuts ou du Règlement intérieur ou des règlements intérieurs complémentaires.

ARTICLE 4 : Les médiateurs

4.1. Rôle des médiateurs

Ils sont adhérents de l’UTLA et exercent leur mission à titre bénévole

Les médiateurs accompagnent les adhérents lors d’une situation conflictuelle pour aider à trouver une solution.

Ils sont neutres, impartiaux et objectifs.

Ils rétablissent le dialogue entre les parties pour qu’elles parviennent ensemble à un accord.

Les médiateurs ne sont pas les représentants ou les défenseurs de l’une ou l’autre des parties.

4.2. Désignation des médiateurs

Il peut y avoir au plus deux médiateurs au sein de l’UTLA-Pau. Un appel à candidatures est adressé aux adhérents par le Conseil d’Administration nouvellement élu. Le poste n’est pourvu que par une personne s’il n’y a qu’une candidature.

Les médiateurs ne peuvent pas être membres du Conseil d’Administration.

Le Conseil d’Administration examine les candidatures. Sont élus les médiateurs ayant obtenu le plus de voix.

Le mandat des médiateurs prend fin avec le mandat du Conseil d’Administration qui les a élus.

ARTICLE 5 : Le chargé de mission délégué par l’UPPA

Par convention entre l’UPPA et l’UTLA-Pau, l’UPPA met à disposition de l’UTLA-Pau un chargé de mission.

Le chargé de mission assure les missions décrites ci-dessous, avec l’approbation du président de l’UPPA et par délégation du président de l’UTLA-Pau :

  • élaboration du projet de programme des activités annuelles en vue de la réunion de la Commission des activités et du Conseil d’Administration ;
  • la mise en œuvre du programme d’activités après son approbation par le Conseil d’Administration ;
  • l’établissement de la liste des intervenants ;
  • l’organisation et la logistique de toutes les activités ;
  • la communication sur l’ensemble des activités ;
  • la liaison et le partenariat avec les acteurs culturels du territoire.

ARTICLE 6 : Service administratif et relations avec les adhérents

Le service administratif, sous la responsabilité du président ou, en son absence, du vice-président, assure l’ensemble des tâches administratives permettant un bon fonctionnement de l’association. Il répond aux demandes des quatre membres statutaires du bureau du conseil d’administration (président, vice-président, trésorier, secrétaire) et du chargé de mission universitaire.

  • il assure une permanence téléphonique du lundi au vendredi midi, et reçoit les adhérents trois jours par semaine, pour leur apporter toutes les informations et l’aide nécessaires ;
  • il assure l’inscription des adhérents qui ne veulent ou ne peuvent pas utiliser internet ou auxquels s’applique un tarif particulier ;
  • il établit l’emploi du temps des cours et des conférences et assure, avec le secrétariat des Collèges concernés de l’UPPA, la réservation des salles ;
  • il gère la logistique des activités qui nécessitent une inscription ou un transport particulier ;
  • à la demande des intervenants, il diffuse à l’ensemble des adhérents, par courriel et par les moyens d’affichage, toutes les informations concernant les différentes activités ;
  • il assure la mise à jour du site internet, avec la collaboration du chargé de mission ;
  • il seconde le chargé de mission pour les démarches liées à l’accueil des conférenciers ;
  • il assure la diffusion des procès-verbaux des réunions du conseil d’administration, avec la collaboration du secrétaire.

Le CA est particulièrement attentif au respect des règles de savoir-vivre et de courtoisie à l’égard des salariés du secrétariat.

ARTICLE 7 : Élections et fonctionnement du conseil d’administration de L’UTLA-Pau

Le cadre général est fixé par les statuts.

L’organisation matérielle et le déroulement des scrutins sont sous la responsabilité du président et du vice-président.

L’année du renouvellement des mandats, il est rappelé aux adhérents, par affichage et courriel, l’échéance électorale à venir.

7.1. Scrutin des adhérents non universitaires

7.1.1 Procédure et calendrier
  • Quatre semaines au plus tard avant la date du scrutin, annonce du calendrier électoral et possibilité de dépôt des dossiers de candidatures auprès du service administratif de l’UTLA-Pau.
  • Le dossier est composé de :
    • lettre de candidature,
    • profession de foi,
    • liste de 10 adhérents soutenant la candidature (cette liste comprend : nom, prénom, signature et numéro d’adhérent) ; un adhérent ne peut soutenir qu’un seul candidat.
  • Date limite du dépôt des dossiers de candidature : trois semaines au plus tard avant la date du scrutin. Un accusé de réception est remis au candidat, après vérification du dossier.
  • Deux semaines au plus tard avant la date du scrutin, le service administratif est chargé de la diffusion des candidatures (dont professions de foi) à tous les adhérents, par affichage et courriel, met à la disposition des adhérents des formulaires de procuration.
  • Une semaine au plus tard avant la date du scrutin, le président, le vice-président, aidés par le secrétariat, organisent les modalités pratiques du vote ;
  • Une semaine au plus tard avant la date du scrutin : clôture de la liste des électeurs, c’est-à-dire les adhérents à jour du paiement de leur cotisation.
7.1.2. Déroulement de la campagne

En aucun cas, les cours ou activités de l’UTLA-Pau ne pourront être utilisés pour une distribution de documents d’information ou pour une prise de parole relative au scrutin. Un espace de publication et de discussion sera ouvert sur le forum.

Au cours de l’Assemblée Générale, le président donne un temps de parole à chaque candidat pour se présenter.

7.1.3. Dépouillement

Le président déclare la clôture du scrutin.

Le dépouillement est public et se déroule dès la fin du scrutin.

Le président proclame les résultats inscrits au procès-verbal, qui sera ensuite diffusé par affichage et courriel aux adhérents.

7.2. Scrutin des adhérents universitaires

7.2.1. Calendrier
  • Le scrutin se déroule sur deux jours avant l’Assemblée Générale ;
  • Quinze jours avant la date du scrutin : établissement de la liste des électeurs, consultable au secrétariat ;
  • Quatre jours au plus tard avant la date du scrutin : dépôt des candidatures et impression des bulletins de vote comprenant la liste des candidats ;
  • Trois jours avant la date du scrutin, information des électeurs par courriel sur le lieu et les dates du scrutin.
7.2.2. Déroulement du vote
  • Le scrutin est organisé sous la responsabilité du président ;
  • Chaque électeur peut disposer de deux procurations au maximum ;
  • Les électeurs indiquent d’une croix sur le bulletin de vote les candidats choisis.

7.3 Élection du représentant du personnel

7.3.1. Calendrier
  • Quinze jours avant la date du scrutin : établissement de la liste des électeurs, consultable au secrétariat ;
  • Quatre jours au plus tard avant la date du scrutin : dépôt des candidatures et impression des bulletins de vote comprenant la liste des candidats ;
  • Trois jours avant la date du scrutin : information des électeurs par courriel sur le lieu et les dates du scrutin.
7.3.2. Déroulement du vote
  • Le scrutin est organisé sous la responsabilité du président ;
  • Chaque électeur peut disposer de deux procurations au maximum ;
  • Les électeurs indiquent d’une croix sur le bulletin de vote le candidat choisi.

ARTICLE 8 : Commissions

8.1. Cadre général

Le Conseil d’Administration travaille avec au moins quatre commissions statutaires citées ci-dessous et peut en créer de nouvelles en fonction de ses besoins.

Ces commissions sont constituées de membres administrateurs volontaires associés à des membres non administrateurs.

Le président de chaque commission est un membre du bureau désigné par ce règlement en fonction de ses responsabilités. À l’exception de la commission de contrôle qui est présidée par un adhérent non membre du Conseil d’Administration.

Le nombre total de membres de chaque commission est défini par le règlement intérieur.

8.2. Désignation des membres et du président des commissions

Pour les commissions statutaires (figurant dans les statuts), dès que le Conseil d’Administration est constitué après les élections, le président procède à deux appels à candidatures :

  • l’un auprès des membres administrateurs,
  • l’autre auprès des membres non administrateurs.

Les déclarations de candidatures doivent être accompagnées d’une lettre de motivation.

Le Conseil d’Administration désigne les membres de chaque commission pour les trois années de son mandat.

Pour les commissions non statutaires et crées par le Conseil d’Administration en cours de mandat : leur création nécessite l’approbation de la majorité des administrateurs, ainsi que la désignation de leur président et du nombre de membres. Dans la semaine qui suit la décision de création, le président du Conseil d’Administration suit la même procédure de désignation des membres que pour les commissions statutaires. Le Conseil d’Administration désigne les membres de chaque nouvelle commission jusqu’à la fin de son mandat.

8.3. Commission des activités

Elle a pour objectif de contribuer par ses propositions au programme annuel concernant aussi bien les cours, les conférences et toutes les autres activités culturelles, artistiques et physiques offertes aux adhérents. Elle étudie les propositions de nouvelles activités.

Elle est présidée par le vice-président de l’UTLA-Pau. Le chargé de mission universitaire présente le projet de programmation conformément à ses prérogatives définies à l’Article 5 du Règlement intérieur. Le projet de programmation fait l’objet d’une première validation après discussion avec les membres de la commission.

Elle comporte au moins 3 membres administrateurs et au moins 3 membres non administrateurs.

Elle peut faire appel à toute personne extérieure (par exemple un responsable d’association liée par convention à l’UTLA-Pau) susceptible de l’aider dans sa réflexion.

8.4. Commission de contrôle

Elle a pour mission de vérifier la comptabilité de l’association ainsi que l’adéquation des dépenses à ses objectifs. Elle intervient à tout moment et plus particulièrement dès que les comptes de chaque exercice sont arrêtés, avant examen par le Conseil d’Administration. Elle présente à ce dernier un rapport intermédiaire à mi-saison. Elle rend un rapport à l’Assemblée Générale annuelle.

Elle a accès à toutes les données comptables et aux pièces justificatives.

Elle est présidée par un adhérent non membre du Conseil d’Administration, qui a la charge de rapporteur auprès du CA et de l’AG.

Elle comporte un membre administrateur et au plus trois membres non administrateurs. Le trésorier assiste aux réunions de cette commission autant que nécessaire.

8.5. Commission des statuts

Elle est un organe de réflexion et de proposition des adhérents pour toutes les questions relatives aux statuts de l’association. Elle est un organe d’assistance du Conseil d’Administration pour toutes les questions relatives au règlement intérieur. Elle est obligatoirement saisie dans le cas d’un projet de réforme des statuts de l’association, initié par le CA ou à la demande d’un groupe d’adhérents. Elle se réunit au moins une fois par an pour assurer une veille de l’application des statuts et règlements ; le cas échéant, elle fait des propositions de modifications ou des recommandations.

Elle est présidée par le secrétaire élu de l’UTLA-Pau.

Elle comporte trois membres administrateurs et trois membres non administrateurs.

8.6. Commission d’appel

Elle est un organe d’appel sur une exclusion décidée par le Conseil d’Administration sous réserve que cet appel soit formulé par lettre recommandée avec accusé de réception adressée au président de la Commission d’appel dans un délai de huit jours francs à compter de la réception de la notification.

Les décisions de cette Commission sont prises à la majorité des membres présents, après audition du membre faisant appel, qui peut être accompagné par une personne de son choix.

Les décisions de la Commission sont définitives et exécutoires.

Elle est présidée par le président de l’UTLA.

Elle comporte un membre administrateur et deux membres adhérents non administrateurs.

ARTICLE 9 : Divers

Activités extérieures

Elles font l’objet de règlements intérieurs complémentaires. (Statuts, art. 22).

Voyages

Si des intervenants proposent à leurs auditeurs des voyages, en aucun cas la responsabilité et les moyens humains et techniques de l’UTLA-Pau ne sauraient être engagés.

Paiement

Tout paiement (adhésions, cotisations, tickets de car, etc.) doit être effectué par carte bancaire.

Participation aux activités

Pour les activités comportant dans une même semaine plusieurs séances de même niveau ou de niveaux différents, assurées par un seul ou plusieurs professeurs, la participation par adhérent n’est autorisée qu’à une seule séance par semaine.

 

Adopté en Conseil d’Administration du 19/02/2025.

La présidente, Eliane Sbrugnera

Le secrétaire, Clovis Darrigan