Université du Temps Libre d'Aquitaine – Pau

Les relations entre l’Université du Temps Libre Aquitaine-Pau (UTLA-Pau) et l’Université de Pau et des Pays de l’Adour (UPPA) sont définies par une convention signée par les deux parties. Cette convention prévoit, entre autres, que le siège social de l’Association est situé dans les locaux de l’UPPA et que des activités d’enseignement s’y déroulent.

L’indépendance de l’UTLA-Pau vis-à-vis de ses partenaires, garantie par sa gestion démocratique et transparente, permet à l’UPPA d’en apprécier en permanence le fonctionnement, en particulier par la transmission annuelle des rapports approuvés par l’Assemblée Générale de l’Association.

La convention est valable pour trois ans. Elle est tacitement reconduite sans demande de l’une ou l’autre des parties.

Les droits d’inscription à l’UTLA sont composés de deux parties :

• L’adhésion à l’association
• La cotisation prestation ouvrant droit aux services et activités de l’UTLA

Le montant des droits d’inscription est fixé pour chaque année par le conseil d’administration.
Des réductions sont consenties en fonction du statut (enseignant ou étudiant UPPA, enseignant UTLA) ou des revenus (bénéficiaires RSA, demandeur d’emploi, minimum vieillesse) sur présentation de l’avis d’imposition.

Ce montant est forfaitaire mais un complément est demandé pour la participation à certaines activités (transport pour les sorties, location des piscines).

Une fois versés, ces droits d’inscription sont acquis à l’association et ne peuvent être remboursés pour quel que motif que ce soit.

Chaque adhérent doit avoir sur lui sa carte et la présenter lors des vérifications.

Ils sont adhérents de l’UTLA et exercent leur mission à titre gracieux.

Tenus à un devoir de réserve et à l’impartialité, ils transmettent au conseil d’administration toutes les suggestions, réclamations et doléances. Ils alertent le président en cas d’urgence.

Il peut y avoir au plus deux médiateurs au sein de l’UTLA-Pau. Un appel à candidatures est adressé aux adhérents en début de saison. Le poste n’est pourvu que par une personne s’il n’y a qu’une candidature.

Les médiateurs ne peuvent être membres du conseil d’administration.

Le conseil d’administration examine les candidatures. Chaque candidat doit obtenir la majorité des voix du conseil d’administration pour être élu.

Les médiateurs sont élus pour un an renouvelable.

Par convention entre l’UPPA et l’UTLA-Pau, l’UPPA met à disposition de l’UTLA-Pau un.e chargé.e de mission, à titre onéreux.

Le.la chargé.e de mission assure les missions décrites ci-dessous, avec l’approbation du président de l’UPPA et par délégation du président de l’UTLA-Pau qui en assure le contrôle avec l’assistance du vice-président :

• la participation à la commission « activités » chargée de proposer des activités annuelles (cours, activités physiques, conférences) au conseil d’administration ;
• la mise en place du programme d’activités après son approbation par le conseil d’administration ;
• l’établissement de la liste des intervenants et du budget correspondant ;
• l’organisation des conférences et la communication les concernant ;
• la liaison et le partenariat avec les acteurs culturels du territoire.

Le président confie l’animation de la commission activités au chargé.e de mission.

En cas de problèmes intervenant lors des activités de l’UTLA-Pau et qui lui sont communiqués par les intervenants, animateurs bénévoles et adhérents, le.la chargé.e de mission dirige ces personnes vers les médiateurs.

Le service administratif, sous la responsabilité du président et du vice-président assure l’ensemble des tâches administratives permettant un bon fonctionnement de l’association. Il répond aux demandes de service des quatre membres statutaires du bureau du conseil d’administration (président, vice-président, trésorier, secrétaire) et du.de la chargé.e de mission universitaire.

• Il assure une permanence trois jours par semaine pour recevoir les adhérents et leur donner toutes les informations et l’aide nécessaires ;
• Il assure l’inscription des adhérents qui n’utilisent pas Internet ;
• Il établit les calendriers des cours et des conférences et assure avec le secrétariat des Collèges concernés de l’UPPA, et notamment le Collège SSH, la réservation des salles de cours ;
• Il transmet par courriel à l’ensemble des adhérents toutes informations concernant les horaires, les annulations et les lieux des cours et des différentes activités à la demande des intervenants. Il veille à ce que ces informations figurent sur les écrans de diffusion numérique ;
• Il assure la mise à jour du site internet (page d’accueil, changements dans les statuts et du règlement intérieur, tableaux des horaires des cours etc.) ;
• Il seconde le.la chargé.e de mission pour les démarches liées à l’accueil des conférenciers ;
• Il assure la publicité des procès-verbaux des réunions de conseil d’administration.

• Le collège électoral des adhérents non universitaires vote selon un scrutin de liste ;
• Le collège électoral des adhérents universitaires est constitué des enseignants et chercheurs de l’UPPA et des organismes de recherche, des ingénieurs et administratifs faisant ou ayant fait leur carrière ou une partie de leur carrière à l’UPPA. Ils doivent s’être acquittés de leur cotisation annuelle. Ce collège présente une seule liste électorale. Le scrutin de ce collège est nominal.
• L’élection du représentant des salariés se fait au scrutin uninominal.

• Le jour de la rentrée rappel aux adhérents, par affichage et courriel, de l’échéance électorale à venir et ouverture de la période pré-électorale ;
• Quinze jours au plus tard avant la date du scrutin: dépôt des listes électorales des adhérents auprès du service administratif de l’UTLA-Pau (indiquant le nom du ou des candidats désigné(s) comme assesseur(s) des bureaux de vote) et remise d’un accusé de réception ;
• Quatorze jours au plus tard avant la date du scrutin, à la charge du service administratif : affichage des listes et envoi des listes par courriel à tous les adhérents, mise à la disposition des adhérents des formulaires de procuration (imprimés ou à imprimer) et commande de l’impression des bulletins de vote ;
• 10 jours au plus tard avant la date du scrutin Le président, le vice-président et les têtes de liste organisent les modalités précises du vote ;
• Sept jours au plus tard avant la date du scrutin: clôture de la liste des électeurs, c’est-à-dire les adhérents à jour du paiement de leur cotisation.

Les candidats de chaque liste électorale peuvent dès leur enregistrement par le service administratif et avec l’aide de celui-ci :

• inviter les adhérents à une réunion d’information sur leurs projets dans un local de l’UPPA ;
• établir un document de communication et demander son affichage et sa diffusion par courriel aux adhérents.

En aucun cas, les cours ou activités de l’UTLA-Pau ne pourront être utilisés pour une distribution de documents d’information ou pour une prise de parole relative au scrutin.

Au cours de l’Assemblée Générale, le président donne un temps de parole à chaque tête de liste pour présenter les candidats et exposer ses projets. Un temps de parole est également réservé aux adhérents pour poser des questions aux têtes de liste.

Le vote se déroule à la fin de l’Assemblée Générale, selon des modalités définies par le président et les têtes de listes.

Le Président déclare la clôture du scrutin.

Le dépouillement est public et se déroule dès la fin du scrutin.

Le nombre d’élus pour chaque liste est calculé en appliquant la méthode de la représentation proportionnelle au plus fort reste. (voir Annexe 1)

Après l’émargement du procès-verbal, le.la président.e proclame les résultats. Un procès-verbal est rédigé, immédiatement affiché sur les panneaux prévus à cet effet et sur le site. Les adhérents sont en outre informés par courriel.

L’élection des six représentants et des trois suppléants se fait au scrutin nominal à deux tours.

• Quinze jours avant la date du scrutin: établissement de la liste des électeurs, consultable au secrétariat de l’UTLA-Pau ;
• Quatre jours au plus tard avant la date du scrutin: dépôt des candidatures et impression des bulletins de vote comprenant la liste des candidats ;
• Trois jours avant la date du scrutin ; information des électeurs par courriel sur le lieu et les dates du scrutin.

• Le scrutin est organisé sous la responsabilité du. de la président.e ;
• Le scrutin se déroule sur deux jours avant l’Assemblée Générale ;
• Chaque électeur peut disposer de deux procurations au maximum ;
• Les électeurs indiquent d’une croix sur les bulletins de vote les candidats pour lesquels ils votent.

Sont élus titulaires au premier tour les candidats ayant obtenu le plus de voix et la majorité des suffrages exprimés.

Si cette majorité n’est pas atteinte, un deuxième tour est organisé et la majorité relative est suffisante.

Les trois candidats suivants ayant obtenu le plus de voix sont élus comme suppléants.

Si plusieurs candidats obtiennent le même nombre de voix, le plus âgé est retenu.

Les résultats du scrutin sont affichés et transmis aux adhérents avant l’Assemblée Générale.

L’élection du représentant et de son suppléant se fait au scrutin uninominal à deux tours.

• 15 jours avant la date du scrutin : établissement de la liste des électeurs, consultable au secrétariat ;
• Quatre jours au plus tard avant la date du scrutin: dépôt des candidatures ;
• Quatre jours avant la date du scrutin : impression d’un bulletin de vote par candidat ;
• Trois jours avant la date du scrutin : information des électeurs par courriel sur le lieu et les dates du scrutin.

• Le scrutin est organisé sous la responsabilité du.de la présidente ;
• Chaque électeur peut disposer de deux procurations au maximum.

Est élu titulaire au premier tour le candidat ayant obtenu le plus de voix et la majorité des suffrages exprimés. Si cette majorité n’est pas atteinte, un deuxième tour est organisé et la majorité relative est suffisante.

Le candidat suivant ayant obtenu le plus de voix est élu comme suppléant.

Les résultats du scrutin sont affichés et transmis aux adhérents avant l’Assemblée Générale.

Le conseil d’administration se réunit toutes les fois que cela est nécessaire et au moins trois fois par an. Il est convoqué par le/la président.e après avis du bureau, ou par au moins sept membres délibératifs.

Les convocations sont adressées aux membres par e-mail au moins 15 jours avant la date de la réunion.

L’ordre du jour des réunions est proposé par le/la président.e après avis du bureau, hormis le cas où le conseil d’administration est réuni par au moins sept membres qui fixent alors eux-mêmes l’ordre du jour. La rubrique « Questions diverses » devra toujours figurer à l’ordre du jour. L’enregistrement des questions diverses se fait en début de séance.

Les décisions sont prises à la majorité simple des voix des présents ou représentés. En cas de partage, le.la président.e peut faire usage de sa voix prépondérante. La présence ou la représentation d’au moins deux tiers des membres titulaires du conseil d’administration est nécessaire à la validité des délibérations. Le vote par procuration est autorisé, mais nul ne peut détenir plus d’un mandat. Les mandats ne peuvent être remis que nominativement à un autre administrateur de l’association.

Le vote par courriel sur un point précis peut être pratiqué, dans la mesure où il a été préalablement accepté à la majorité des voix par le conseil d’administration
Tout membre qui, sans excuse, n’aura pas assisté à trois réunions consécutives, pourra être considéré comme démissionnaire.

Le conseil d’administration peut s’adjoindre, à titre consultatif, des personnes susceptibles de l’éclairer particulièrement sur un sujet mis à l’ordre du jour.

Il est dressé procès-verbal des réunions, signé par le Président et le Secrétaire. Les procès- verbaux sont adressés aux membres du Conseil d’administration, consignés au siège. Un procès verbal des réunions est porté à la connaissance de tous les adhérents (affichage et internet).

Le conseil d’administration travaille avec au moins quatre commissions statutaires citées ci-dessous et peut en créer de nouvelles en fonction de ses besoins.

Ces commissions sont constituées d’administrateurs volontaires associés à des adhérents non administrateurs.

Le président de chaque commission est un membre du bureau désigné par ce règlement en fonction de ses responsabilités. A l’exception de la commission de contrôle qui est présidée par un adhérent non membre du conseil d’administration.

Le nombre total de membres de chaque commission est défini par le règlement intérieur.

Les déclarations de candidatures doivent être accompagnées d’une brève déclaration d’intérêt et d’un énoncé des compétences.

Le conseil d’administration désigne les membres de chaque commission pour les trois années de son mandat.

Pour les commissions non statutaires et crées par le conseil d’administration en cours de mandat :

• leur création nécessite l’approbation de la majorité des administrateurs, ainsi que la désignation de leur président et du nombre de membres. Dans la semaine qui suit la décision de création, le président du conseil d’administration suit la même procédure de désignation des membres que pour les commissions statutaires. Le conseil d’administration désigne les membres de chaque nouvelle commission jusqu’à la fin de son mandat.

Elle a pour objectif de contribuer par ses propositions au programme annuel concernant aussi bien les cours, les conférences et toutes les autres activités culturelles, artistiques et physiques offertes aux adhérents. Elle étudie les propositions de nouvelles activités.

Elle est présidée par le.la président.e de l’UTLA-Pau assisté.e par le.la chargé.e de mission universitaire à qui il.elle délègue les charges d’animation.

Elle comporte au moins 5 administrateurs et au moins 5 membres non administrateurs.

Elle peut faire appel à toute personne extérieure (par exemple un.e responsable d’association liée par convention à l’UTLA-Pau) susceptible de l’aider dans sa réflexion.

Elle a pour mission de vérifier la comptabilité de l’association ainsi que l’adéquation des dépenses à ses objectifs. Elle intervient à tout moment et plus particulièrement dès que les comptes de chaque exercice sont arrêtés, avant examen par le conseil d’administration. Elle tient ce dernier régulièrement informé et rend un rapport à l’assemblée générale annuelle.

Elle comporte un membre administrateur et au plus trois membres non administrateurs qui désignent un rapporteur.

Le trésorier assiste aux réunions de cette commission autant que nécessaire.

Elle est un organe de réflexion et de proposition des adhérents pour toutes les questions relatives aux statuts de l’Association. Elle est un organe d’assistance du conseil d’administration pour toutes les questions relatives au règlement intérieur. Elle est obligatoirement saisie dans le cas d’un projet de réforme des statuts de l’association, initié par le CA ou à la demande d’un groupe d’adhérents (cf. art. 20 des statuts). Elle suit la mise en pratique des statuts et, le cas échéant, fait des propositions de modifications.

Elle est présidée par le secrétaire élu de l’UTLA-Pau.

Elle comporte 3 administrateurs et 3 adhérents non administrateurs.

Elle est un organe d’appel sur une exclusion décidée par le Conseil d’administration sous réserve que cet appel soit formulé par lettre recommandée A.R. adressée au Président de la Commission d’Appel dans un délai de huit jours francs à compter de la réception de la notification. La décision de la Commission est définitive.

Les décisions de cette Commission sont prises à la majorité des membres présents, après audition de l’adhérent appelant, qui peut être accompagné par une personne de son choix. Les décisions sont exécutoires.

Elle est présidée par le président de l’UTLA. Elle comporte un administrateur et deux membres adhérents non administrateurs.

Elle comporte un administrateur et deux membres non administrateurs.

Le président peut déléguer sa signature au vice-président et au trésorier, dans les limites financières définies par le conseil d’administration.

• Les pourboires ne sont pas obligatoires.
• Parmi les activités physiques de l’UTLA-Pau figure une section montagne affiliée à la FFME. Tous ses membres peuvent adhérer à cette Fédération de la Montagne et en obtenir la licence. Cette adhésion est obligatoire pour ses encadrants. Le règlement spécifique à cette activité figure dans la brochure de l’UTLA-Pau.

Les intervenants sont habilités à les proposer à leurs auditeurs et à les organiser. Lorsque ces voyages comportent une participation majoritaire des adhérents de l’UTLA-Pau, le.la chargé.e de mission pourra autoriser une assistance légère du secrétariat. En aucun cas la responsabilité de l’UTLA-Pau ne sera être engagée à propos de ces voyages.

Paiement : Tout paiement (cotisations, droit d’accès aux services, tickets de car etc.) doit être obligatoirement effectué par carte bancaire.

Participation aux activités : Pour les activités comportant dans une même semaine plusieurs séances de même niveau ou de niveaux différents, assurées par un seul ou plusieurs professeurs, la participation par adhérent n’est autorisée qu’à une seule séance par semaine.