Règlement intérieur

ARTICLE 1 : Relations UTLA-Pau/ UPPA

Les relations entre l’Université du Temps Libre Aquitaine-Pau (UTLA-Pau) et l’Université de Pau et des Pays de l’Adour (UPPA) sont définies par une convention signée par les deux parties. Cette convention prévoit, entre autres, que le siège social de l’Association est situé dans les locaux de l’UPPA et que des activités d’enseignement s’y déroulent.

Dans le cadre de cette relation conventionnelle, un contrôle permanent est exercé par l’UPPA sur le bon déroulement des accords.

L’indépendance de l’UTLA-Pau vis-à-vis de ses partenaires, garantie par sa gestion démocratique et transparente, permet en particulier à l’UPPA d’en apprécier en permanence le fonctionnement en particulier par la transmission annuelle des rapports approuvés par l’Assemblée Générale de l’Association.

La convention est valable pour trois ans. Elle est tacitement reconduite sans demande de l’une ou l’autre des parties

ARTICLE 2 : Accès aux services et aux activités

Sont considérés comme adhérents de l’UTLA-Pau tous ceux ayant acquitté la cotisation d’inscription à l’UTLA-Pau dont le montant est fixé annuellement par le Conseil d’Administration.

Le montant de leur droit d’accès aux services de l’UTLA-Pau dépend de leur situation sociale (retraité, salarié, étudiant, bénéficiaire du RSA, demandeur d’emploi) et est fixé par le Conseil d’Administration pour chaque année universitaire

Le montant de ce droit d’accès est forfaitaire, Toutefois certaines activités donnent lieu à une participation complémentaire aux frais (transports, location de matériel ou de locaux etc.).

La participation des adhérents aux services de l’Association, une fois versée, est acquise à l’Association et ne peut être remboursée pour quelque motif que ce soit.

Le port apparent du badge est obligatoire pour l’accès aux services. Des contrôles sont faits par le personnel administratif, les intervenants, les administrateurs et les adhérents mandatés par le Conseil d’Administration.

ARTICLE 3 : Liste des motifs graves d’exclusion

Dans le cadre de l’article 6 dernier alinéa des Statuts, les motifs graves susceptibles d’entraîner l’exclusion d’un adhérent sont les suivants (liste non exhaustive) :

  • insulte grave à l’encontre du personnel salarié ;
  • propos diffamatoires à l’encontre de l’Association et/ou d’un ou plusieurs dirigeants ;
  • non-respect des règles de sécurité et/ou brutalités, spécialement dans les activités sportives, lorsque le comportement de l’adhérent a mis en péril sa sécurité et/ou celle d’un autre adhérent ou du groupe ;
  • détérioration volontaire d’un bien matériel appartenant à l’Association ou aux locaux qui lui sont attribués ;
  • détournement de données informatiques à des fins personnelles ;
  • utilisation volontaire de l’image de l’Association à des fins personnelles sans autorisation du Conseil d’Administration ;
  • refus réitéré de présenter sa carte d’adhérent aux personnes habilitées (alter.), de porter son badge de façon apparente ;
  • action susceptible de porter préjudice à l’Association ou à son rayonnement.

ARTICLE 4 : Les Médiateurs

4.1. Rôle des médiateurs

Les médiateurs sont des relais de transmission pour faire remonter les messages des adhérents vers le Conseil d’Administration. Dans le cas d’un conflit, ils essayent de les traiter sur le principe de la transaction et de l’apaisement. Dans le cas d’une demande ou d’une suggestion, ils l’enregistrent sans prendre parti.

Toutes suggestions, réclamations, doléances doivent être transmises au Conseil d’Administration par l’intermédiaire de médiateurs:

Ils doivent savoir écouter et rester impartiaux et sont tenus à un devoir de réserve.

Ils doivent être adhérents de l’UTLA-Pau. Ils sont bénévoles.

4.2. Désignation des médiateurs

Il peut y avoir au plus deux médiateurs au sein de l’UTLA-Pau. Un appel à candidatures est envoyé aux adhérents en début d’année scolaire. Les médiateurs ne peuvent fire partie du Conseil d’Administration. Le poste n’est pourvu que par une personne s’il n’y a qu’une candidature.

Les médiateurs ne peuvent être membres du Conseil d’Administration.

Le Conseil d’Administration s’exprime sur les candidatures. Chaque candidat doit obtenir la majorité des voix du Conseil d’Administration.

Les médiateurs sont nommés pour un an renouvelable.

4.3. Fonctionnement de la médiation

Les médiateurs tiennent des permanences au bureau de l’UTLA-Pau à une fréquence au moins mensuelle, organisent entre eux ces permanences et informent les adhérents des dates et lieux de ces permanences par l’intermédiaire du service administratif.

Si un adhérent ne peut se déplacer ou si le problème est urgent, les adresses e-mail de l’un ou des deux médiateurs lui seront communiquées par le secrétariat.

Les médiateurs pourront être invités aux réunions du bureau du Conseil d’Administration au cours desquelles ils feront part des remarques et suggestions qui leur ont été confiées. Le bureau décidera ou non de les mettre à l’ordre du jour du Conseil d’Administration suivant.

Ils ont l’obligation d’assister à la réunion d’information annuelle des adhérents.

En cas de problème urgent, les médiateurs doivent le signaler au Président ou au Vice-président.

ARTICLE 5 : Le Chargé de Mission délégué par l’UPPA

Par convention entre l’UPPA et l’UTLA-Pau, l’UPPA met à disposition de l’UTLA-Pau un Chargé de Mission, à titre onéreux.

Le Chargé de Mission assure les missions décrites ci-dessous, avec l’approbation du Président de l’UPPA et par délégation du Président de l’UTLA-Pau qui en assure le contrôle avec l’assistance du Vice-président :

  • la participation à la Commission « Activités » chargée de proposer les programmes des activités annuelles (cours, ateliers, activités physiques, conférences) au Conseil d’Administration ;
  • la mise en place de ce programme après son approbation par le Conseil d’Administration ;
  • l’établissement de la liste des intervenants et du budget correspondant ;
  • l’organisation de l’accueil des conférenciers.

Le Président confie l’animation de la Commission Activités au Chargé de Mission.

En cas de problèmes intervenant lors des activités de l’UTLA-Pau et qui lui sont communiqués par les intervenants, animateurs bénévoles et adhérents, le chargé de mission dirige ces personnes vers les médiateurs.

ARTICLE 6 : Service Administratif et Relations avec les Adhérents

Le Service Administratif, sous la responsabilité du Président et du Vice-président assure l’ensemble des tâches administratives permettant un bon fonctionnement de l’Association.

Il répond aux demandes de service des quatre membres statutaires du bureau du Conseil d’Administration (Président, Vice-président, Trésorier, Secrétaire) et du Chargé de Mission Universitaire.

  • Il assure une permanence trois jours par semaine pour recevoir les adhérents et leur donner toutes les informations et l’aide nécessaires.
  • Il assume l’inscription des adhérents qui n’utilisent pas Internet et la distribution des cartes d’adhésion et il peut se faire aider par des bénévoles.
  • Il établit les calendriers des cours et des conférences et assure avec le secrétariat du Collège SSH de l’UPPA la réservation des salles de cours.
  • Il transmet par courriel à l’ensemble des adhérents toutes informations concernant les horaires, les annulations et les lieux des cours et des différentes activités à la demande des enseignants et des animateurs.
  • Il assure la mise à jour du site internet (page d’accueil, changements dans les statuts et règlement intérieur, tableaux des horaires des cours, etc.).
  • Il seconde le Chargé de Mission pour les démarches nécessitées par la réception des conférenciers.
  • Il assure l’affichage des procès verbaux des réunions du Conseil d’ Administration.

Les règles de savoir-vivre et la courtoisie sont requises des adhérents comme des salariés du Secrétariat et des Intervenants pour la bonne marche de l’Association.

ARTICLE 7 : Elections et Fonctionnement du Conseil d’Administration de L’UTLA-Pau

7.1. Cadre général

Selon les statuts de l’UTLA-Pau (A.9), siègent au Conseil d’Administration 12 élus dont 6 de chaque collège : collège des adhérents universitaires et collège des adhérents non universitaires. Tous les membres de l’UTLA-Pau appartenant à ces collèges et ayant acquitté leur droit d’inscription à la date du scrutin sont électeurs et éligibles (sauf les mineurs).

7.2. Fréquence et date des élections

Les élections se déroulent tous les trois ans, trois mois après la clôture des comptes de l’association.

Le scrutin des adhérents universitaires et celui des salariés se déroulent au cours le la semaine précédant l’Assemblée Générale de l’UTLA-Pau, selon des modalités définies par le Président et le Vice-président.

Le scrutin des Adhérents non universitaires se déroule à l’issue de l’Assemblée Générale de l’UTLA-Pau. le Conseil d’Administration fixant la date de l’Assemble Générale.

7.3. Collèges

Le collège électoral des adhérents non universitaires vote selon un scrutin de listes.

Le collège électoral des adhérents universitaires est constitué  des enseignants de l’UPPA (professeurs et maîtres de conférence des universités, agrégés et certifiés), des chercheurs du Centre national de la Recherche Scientifique (CNRS) (directeurs et chargés de recherche), des ingénieurs et administratifs de catégorie A (UPPA et CNRS) faisant ou ayant fait leur carrière ou une partie de leur carrière à l’UPPA. Ils doivent s’être acquittés de leur cotisation annuelle. Ce collège présente une seule liste électorale. Le scrutin de ce collège est nominal. (Statuts A.9).

Le scrutin du collège des salariés est uninominal.

7.4. Responsabilité des scrutins

L’organisation matérielle et le déroulement des scrutins sont sous la responsabilité du Président du Conseil d’Administration et de son Vice-président.

7.5. Scrutin des adhérents non universitaires

7.5.1 Calendrier
  • Six mois avant la date du scrutin : rappel aux adhérents par affichage et courriel de l’échéance électorale à venir.
  • Trente jours avant la date du scrutin : ouverture de la période pré-électorale.Quinze jours au plus tard avant la date du scrutin: dépôt des listes électorales des adhérents auprès du service administratif de l’UTLA-Pau (indiquant le nom du ou des candidats désigné(s) comme assesseur(s) des bureaux de vote) et remise d’un accusé de réception.
  • Quatorze jours au plus tard avant la date du scrutin, à la charge du service administratif affichage des listes et envoi des listes par courriel à tous les adhérents, mise à la disposition des adhérents des formulaires de procuration (imprimés ou à imprimer) et commande de l’impression des bulletins de vote.
  • 10 jours au plus tard avant la date du scrutin Le Président, le Vice président et les têtes de liste organisent les modalités précises du vote.
  • Sept jours au plus tard avant la date du scrutin: clôture de la liste des électeurs, c-à-d. les adhérents à jour du paiement de leur cotisation.
7.5.2. Déroulement de la campagne

Les candidats de chaque liste électorale peuvent dès leur enregistrement par le service administratif et avec l’aide de celui-ci :

  • inviter les adhérents à une réunion d’information sur leurs projets dans un local de l’UPPA ;
  • établir un document de communication et demander son affichage et sa diffusion par courriel aux adhérents.

En aucun cas, les cours ou activités de l’UTLA-Pau ne pourront être utilisés pour une distribution de documents d’information ou pour une prise de parole relative au scrutin.

7.5.3. Déroulement du vote

Au cours de l’Assemblée Générale, le Président donne un temps de parole à chaque tête de liste pour présenter les candidats et exposer ses projets. Un temps de parole est également réservé aux adhérents pour poser des questions aux têtes de liste.

Le vote se déroule à la fin de l’Assemblée Générale, selon des modalités définies par le Président et les têtes de listes.

7.5.4. Dépouillement

Le Président déclare la clôture du scrutin.

Le dépouillement est public et se déroule dès la fin du scrutin.

Le nombre d’élus pour chaque liste est calculé en appliquant la méthode de la représentation proportionnelle au plus fort reste. (voir Annexe 1).

Après l’émargement du procès-verbal, il proclame les résultats, un procès verbal est rédigé, immédiatement affiché sur les panneaux prévus à cet effet et transmis aux adhérents par courriel.

7.6. Scrutin des adhérents universitaires

L’élection des représentants +3 suppléants se fait au scrutin nominal à deux tours

7.6.1. Calendrier
  • 15 jours avant la date du scrutin: établissement de la liste des électeurs, consultable au secrétariat de l’UTLA-Pau.
  • Quatre jours au plus tard avant la date du scrutin: dépôt des candidatures et impression des bulletins de vote comprenant la liste des candidats.
  • Trois jours avant la date du scrutin ; information des électeurs par courriel sur le lieu et les dates du scrutin.
7.6.2. Déroulement du vote

Le scrutin est organisé sous la responsabilité du Président.

Le scrutin se déroule sur deux jours avant l’Assemblée Générale.

Chaque électeur peut disposer de deux procurations au maximum.

Les électeurs indiquent d’une croix sur les bulletins de vote les candidats pour lesquels ils votent.

7.6.3. Dépouillement du vote

Sont élus titulaires au premier tour les candidats ayant obtenu le plus de voix et la majorité des suffrages exprimés.

Si cette majorité n’est pas atteinte, un deuxième tour est organisé et la majorité relative est suffisante.

Les trois candidats suivants ayant obtenu le plus de voix sont élus comme suppléants.

Si plusieurs candidats obtiennent le même nombre de voix, le plus âgé est retenu.

Les résultats du scrutin sont affichés et transmis aux adhérents avant l’Assemblée Générale.

7.7 Scrutin des salariés

L’élection du représentant +1 suppléant se fait au scrutin uninominal à deux tours

7.7.1. Calendrier
  • 15 jours avant la date du scrutin: établissement de la liste des électeurs, consultable au secrétariat.
  • Quatre jours au plus tard avant la date du scrutin: dépôt des candidatures.
  • Quatre jours avant la date du scrutin: impression d’un bulletin de vote par candidat.
  • Trois jours avant la date du scrutin:  information des électeurs par courriel sur le lieu et les dates du scrutin.
7.7.2. Déroulement du vote

Le scrutin est organisé sous la responsabilité du Président.

Le scrutin se déroule sur deux jours avant l’Assemblée Générale.

Chaque électeur peut disposer de deux procurations au maximum.

7.7.3. Dépouillement du vote

Est élu titulaire au premier tour le candidat ayant obtenu le plus de voix et la majorité des suffrages exprimés. Si cette majorité n’est pas atteinte, un deuxième tour est organisé et la majorité relative est suffisante.

Le candidat suivant ayant obtenu le plus de voix est élu comme suppléant.

Les résultats du scrutin sont affichés et transmis aux adhérents avant l’Assemblée Générale.

Article 8 : Fonctionnement du Conseil d’Administration

8.1. Fréquences et organisation des réunions

Le Conseil d’Administration se réunit toutes les fois que cela est nécessaire et au moins trois fois par an. Il est convoqué par le Bureau ou par au moins sept membres délibératifs.

Les convocations sont adressées aux membres par e-mail au moins 15 jours avant la date de la réunion.

L’ordre du jour des réunions est proposé par le Bureau, hormis le cas où le Conseil d’Administration est réuni par au moins sept membres qui fixent alors eux-mêmes l’ordre du jour. La rubrique « Questions diverses » devra toujours figurer à l’ordre du jour. L’enregistrement des questions diverses se fait en début de séance. Seuls les points figurant à l’ordre du jour peuvent faire l’objet d’une décision.

Les décisions sont prises à la majorité simple des voix des présents ou représentés. En cas de partage, le Président peut faire usage de sa voix prépondérante. La présence ou la représentation d’au moins deux tiers des membres votants du Conseil d’Administration est nécessaire à la validité des délibérations. Le vote par procuration est autorisé, mais nul ne peut détenir plus d’un mandat. Les mandats ne peuvent être remis que nominativement à un autre administrateur de l’association.

Le vote par courriel sur un point précis peut être pratiqué, dans la mesure où il a été préalablement accepté à la majorité des voix par le Conseil d’Administration

Tout membre qui, sans excuse, n’aura pas assisté à trois réunions consécutives, pourra être considéré comme démissionnaire.

Le Conseil d’Administration peut s’adjoindre, à titre consultatif, des personnes susceptibles de l’éclairer particulièrement sur un sujet mis à l’ordre du jour.

8.2. Procès verbaux des réunions et diffusion auprès des adhérents

Il est dressé procès-verbal des réunions, signé par le Président et le Secrétaire. Les procès-verbaux sont adressés aux membres du Conseil d’Administration, consignés au siège et consultables par tous les adhérents. Un compte-rendu des réunions est porté à la connaissance de tous les adhérents par voie d’affichage.

ARTICLE 9 : Commissions

9.1. Cadre général

Le Conseil d’Administration travaille avec au moins quatre commissions statutaires citées ci-dessous et peut en créer de nouvelles en fonction de ses besoins.

Ces commissions sont constituées d’administrateurs volontaires associés à des adhérents non administrateurs, en nombre égal.

Le Président de chaque commission est un membre du bureau désigné par ce règlement en fonction de ses responsabilités.

Le nombre total de membres de chaque commission est défini par le règlement intérieur.

9.2. Désignation des Membres et du Président des Commissions

Pour les commissions statutaires (figurant dans les statuts, la commission Activités, la Commission de Contrôle, la Commission d’Appel, la Commission des Statuts), dès que le Conseil d’Administration est constitué après les élections, le Président du Conseil d’Administration procède à deux appels à candidatures :

  • l’un auprès des administrateurs,
  • l’autre auprès des adhérents non administrateurs.

Les déclarations de candidatures doivent être accompagnées d’une brève déclaration d’intérêt et énoncé des compétences.

Le Conseil d’Administration désigne les membres de chaque commission pour les trois années de son mandat.

Pour les commissions non statutaires et crées par le Conseil d’Administration en cours de mandat :

  • leur création nécessite l’approbation de la majorité des administrateurs, ainsi que la désignation de leur Président et du nombre de membres. Dans la semaine qui suit la décision de création, le Président du Conseil d’Administration suit la même procédure de désignation des membres que pour les commissions statutaires. Le Conseil d’Administration désigne les membres de chaque nouvelle commission jusqu’à la fin de son mandat.

9.3. Commission Activités

Elle a pour objectif de préparer un programme annuel concernant aussi bien les cours, les conférences et toutes les autres activités culturelles, artistiques et sportives offertes aux adhérents. Elle étudie les propositions de nouvelles activités.

Elle est présidée par le Président de l’UTLA-Pau assistée par le Chargé de Mission Universitaire à qui il délégue les charges d’animation.

Elle comporte au moins 5 administrateurs et au moins 5 membres non administrateurs

Elle peut faire appel à toute personne extérieure (par exemple responsable d’association liée par convention à l’UTLA-Pau) susceptible de l’aider dans sont travail de réflexion

9.4. Commission de Contrôle

Elle a pour mission de vérifier la comptabilité de l’Association ainsi que l’adéquation des dépenses à ses objectifs. Elle intervient à tout moment et plus particulièrement dès que les comptes de chaque exercice seront arrêtés, avant examen par le Conseil d’Administration. Elle tiendra ce dernier régulièrement informé et rendra un rapport du résultat de ses travaux à l’Assemblée Générale annuelle.

Elle comporte un membre administrateur et au plus deux membres non administrateurs qui désignent un rapporteur.

Le trésorier assiste à ses réunions autant que nécessaire.

9.5. Commission des Statuts

Elle est un organe de réflexion et de proposition des adhérents pour toutes les questions relatives aux statuts de l’Association. Elle est un organe d’assistance du Conseil d’Administration pour toutes les questions relatives au Règlement Intérieur.

Elle est obligatoirement saisie dans le cas d’un projet de réforme des statuts de l’Association, correspondant à la demande d’un groupe d’adhérents (cf. art. 20 des statuts).

Elle sert en particulier à suivre la mise en pratique des statuts et, le cas échéant, fait des propositions de modifications.

Elle est présidée par le Secrétaire élu de l’UTLA-Pau

Elle comporte 3 administrateurs et 3 adhérents non administrateurs

9.6. Commission d’Appel

Elle est un organe d’appel sur une exclusion décidée par le Conseil d’Administration sous réserve que cet appel soit formulé par lettre recommandée A.R. adressée au Président de la Commission d’Appel dans un délai de huit jours francs à compter de la réception de la notification. La décision de la Commission est définitive.

Les décisions de cette Commission sont prises à la majorité des membres présents, après audition de l’adhérent appelant, celui-ci pouvant se faire accompagner par une personne de son choix.

Les décisions sont exécutoires.

Elle est présidée par le président de l’UTLA

Elle comporte un administrateur et un membre non administrateur

ARTICLE 10 : Délégations financières

Le Président peut déléguer sa signature au Vice-président et au Trésorier, dans les limites financières définies par le Conseil d’Administration.

ARTICLE 11 : Divers

Activités extérieures

1 – Les pourboires ne sont pas obligatoires.

2 – Parmi les activités physiques de l’UTLA-Pau figure une section montagne affiliée à la FFME. Tous ses membres peuvent adhérer à cette Fédération de la Montagne et en obtenir la licence. Cette adhésion est obligatoire pour ses encadrants. Le règlement spécifique à cette activité figure dans la brochure de l’UTLA-Pau.

Voyages

Les Intervenants sont habilités à les proposer à leurs auditeurs et à les organiser.
Lorsque ces voyages comportent une participation majoritaire des adhérents de l’UTLA-Pau, le Chargé de Mission pourra autoriser une assistance légère du Secrétariat.
En aucun cas la responsabilité de l’UTLA-Pau ne saura être engagée à propos de ces voyages.

Paiement : Tout paiement (cotisations, droit d’accès aux services, tickets de car etc.) doit être obligatoirement effectué par carte bancaire.

Pour les activités comportant dans une même semaine plusieurs séances de même niveau ou de niveaux différents, assurées par un seul ou plusieurs professeurs, la participation par adhérent n’est autorisée qu’à une seule séance par semaine

 

Conseil d’Administration du 01/02/2018.

Le Président, Jeanne François

Le Secrétaire, Yves Solans

(Approuvé en AGE du 27/04/2018)

Annexe 1

Élections UTLA-Pau Mode de scrutin : Représentation proportionnelle au plus fort reste

Feuille de calcul

Nombre de votes …………………………………………….. V =

Nombre de bulletins nuls + blancs …………………….. B =

Nombre de bulletins valablement exprimés …………. E = V – B =

Nombre de sièges à pourvoir …………………………….. S = 6 (Ce nombre est statutaire)

Quotient électoral ……………………………………………. Q = E / S = E / 6

……………………………………………………………………… Q =

(indiquer le résultat de la division avec 4 chiffres après la virgule)

Calcul des nombres de sièges :

Liste Nombre de voix Division

Ni / Q

Nombre de sièges (partie entière de la division) Pi Reste de la division (partie après la virgule) Sièges supplémentaires attribués aux plus forts restes

Ri

Total de nombre de sièges Pi +Ri
A NA =
B NB =
C NC =
D ND =
E NE =
F NF =
Total ∑Pi = ∑Ri = 6–∑Pi = (S)

(indiquer les résultats des divisions et restes avec 4 chiffres après la virgule) Noms des listes repérées par les lettres (A, B…)